Cara Membuat Laporan dan Dokumen Profesional dalam Microsoft Word

Cara Membuat Laporan dan Dokumen Profesional dalam Microsoft Word
Panduan ini tersedia untuk dimuat turun sebagai PDF percuma. Muat turun fail ini sekarang . Jangan ragu untuk menyalin dan berkongsi ini dengan rakan dan keluarga anda.

Sekiranya Microsoft Office merupakan sebuah negara, ia akan menjadi negara ketiga paling ramai penduduk di dunia. 1.2 bilion orang menggunakan satu rangkaian aplikasi sangat sukar. Dan, mereka 'bercakap' 107 bahasa!





Tetapi sekarang, anda dan saya berbahasa Inggeris dan kami akan bercakap mengenai alat yang paling popular di gudang Microsoft Office - Microsoft word 2016 .



cara membetulkan mikrofon pada windows 10

Penyunting dokumen ini digunakan untuk menulis pelbagai dokumen. Dari aplikasi ringkas hingga resume yang diperlukan. Dari senarai baldi biasa ke memo pejabat. Kami fikir kami boleh bekerja dengan Word. Tetapi ketika kita menulis untuk menulis laporan profesional yang serius, kita dapat mengetahui fakta penting.





Penulisan laporan profesional memerlukan satu set kemahiran yang berbeza.

Oleh itu, tanya diri anda ini - bolehkah anda membuat lompatan dari satu dokumen ke laporan yang panjang? Adakah anda tahu semua ciri Microsoft Word yang akan membantu menguruskan projek dokumen berskala besar ini? Bolehkah anda bekerjasama dalam kerja dengan ahli pasukan lain?



Anda mungkin pelajar, pemilik perniagaan kecil, atau pekerja pejabat ... anda perlu membuat laporan atau dokumen yang diformat secara profesional. Panduan MakeUseOf ini akan membantu anda mengemas kini teknik dan mempertajam pendekatan reka bentuk anda.

Dalam panduan ini:

Menulis Laporan - Pengenalan | Senarai Semak Laporan



Alat Microsoft Word yang berguna - Tampal Khas | Penyelidik | Bekukan Bahagian Dokumen Anda

Bekerja pada Tata Letak & Reka Bentuk - Pengenalan | Muka hadapan | Isi kandungan | Header dan Footer | Nombor Halaman | Gaya Font | Gaya Perenggan | Kerosakan Halaman | Gaya dan Tema | Kapsyen | Bahagian Pantas | Sempadan Halaman



Rujukan dan Kerjasama - Indeks | Bibliografi | Rujukan Merentas | Komen

Selesaikan laporan Anda - Tandatangan | Tanda air | Baca sahaja | Cetak ke PDF

Langkah seterusnya - Kesimpulannya

Menulis Laporan

Penulisan laporan melibatkan penyelidikan dan kemudian menerbitkan hasil analisis tersebut. Dalam dunia profesional, 'penampilan' atau penampilan apa yang anda terbitkan adalah yang terpenting. Hasil akhir yang menggembirakan boleh merosakkan reputasi anda dan meningkatkan jenama peribadi anda.

Langkah-langkah di bawah akan membantu anda melalui ciri-ciri pakar dalam Microsoft Word 2016. Luangkan banyak masa untuk merancang. Mulakan dengan garis panduan ini ...

Langkah 1: Tentukan Tujuan

Sebelum memulakan laporan, anda mesti terlebih dahulu mengetahui mengapa anda menulisnya terlebih dahulu. Laporan adalah pelbagai jenis tetapi ia bertujuan untuk memberitahu atau memujuk. Ini dapat dimaksudkan untuk menggambarkan proses teknis, berbagi informasi latar belakang, atau menunjukkan kemajuan pada suatu proyek.

Tanya diri anda - Apa dan Mengapa . Ini akan membantu anda menyempurnakan tujuan tersebut ke satu titik utama dan mematuhinya dan bukannya terus menerus dengan butiran yang tidak perlu.

Langkah 2: Kenal pasti Penonton Anda

Pertimbangan penting kedua adalah menilai audiens anda. Adakah mereka akan dapat memahami apa yang anda bicarakan? Adakah terdapat tahap pembaca yang berbeza yang akan membaca laporan tersebut? Pengetahuan pembaca mengenai subjek akan sangat mempengaruhi maklumat yang perlu anda sertakan.

Tentukan audiens utama dan kemudian buat skrip laporan pada tahap teknikal yang mencukupi. Penonton sekunder dapat disokong dengan maklumat tambahan pada akhir laporan.

Langkah 3: Ketahui Topik Anda

Anda mesti tahu apa yang anda bicarakan. Oleh itu, teliti topik tersebut, dan sertakan semua maklumat yang relevan untuk membuktikan maksud anda. Pastikan anda membuat kesimpulan berdasarkan fakta dan bukan pendapat peribadi. Maklumat mestilah betul, terkini, dan dirujuk dengan baik.

Gunakan juga pelbagai sumber seperti jurnal, artikel surat khabar, buku, laman web, brosur, data mentah, laporan tahunan, dan ucapan untuk membantu menyokong pendapat anda. Jangan berpegang pada Wikipedia.

Langkah 4: Gariskan Laporan

Anda telah membuat penyelidikan. Terdapat banyak maklumat yang menunggu untuk ditaip dan dicetak. Tapi tunggu! Jangan lemas sebelum memasuki air. Siapkan garis besar akhir laporan yang akan menjadi carta titik arah untuk membantu anda menavigasi dari awal hingga akhir. Garis besarnya adalah rangka tindakan. Ini akan memberi anda pemandangan tanah dan juga menunjukkan di mana anda perlu mengisi butirannya.

Struktur laporan idea boleh merangkumi elemen berikut:

  • Tajuk muka surat
  • Ringkasan eksekutif
  • Isi kandungan
  • Pengenalan
  • Badan Laporan
  • Kesimpulannya
  • Cadangan
  • Lampiran
  • Bibliografi dan Rujukan

Microsoft Word Garis Besar Dokumen adalah ciri kuat yang dapat membantu anda mengatur dokumen sebelum anda mula mengisinya dengan penyelidikan. Mengambil kesempatan templat sumbang saran dan pemetaan minda juga.

Langkah 5: Tulis, Edit, Proofread, dan Selesai

Setelah menyusun laporan, sudah tiba masanya untuk mengisi tajuk dengan kandungan. Saya secara peribadi lebih baik menyelesaikan sedikit bahagian masing-masing bahagian, dan kemudian mengumpulkannya dengan maklumat. Anda boleh melakukannya jika anda mahu, atau menyelesaikan setiap bahagian semasa anda melihat struktur laporan. Pastikan anda memberi tumpuan untuk mengemukakan idea anda dan menggunakan bukti sokongan daripada ejaan dan tatabahasa terlebih dahulu. Gariskan hujah anda dan tuliskan beberapa ayat yang mengemukakan idea utama anda. Sekiranya anda menjumpai sesuatu yang patut dikutip, nyatakan.

Setelah sebahagian besar teks anda ditulis, kini saatnya untuk membacanya dan memastikannya lancar. Pastikan anda membimbing pemahaman pembaca dengan kata peralihan seperti 'Maklumat ini menunjukkan ...', 'Dengan kata lain ...', 'Begitu juga ...' dan sorot perkara yang relevan dan penting.

Akhirnya, luangkan masa untuk membaca bukti, periksa tatabahasa dan ejaan , dan periksa semula semua maklumat yang relevan dan aliran logiknya. Sebaiknya tinggalkan sekurang-kurangnya satu hari untuk memeriksa dan memeriksa semula karya anda. Jangan cuba mengeditnya tepat setelah anda fikir anda sudah selesai, kerana anda akan cenderung membaca apa yang telah anda tulis. Tidur sebentar, dan periksa semula pada keesokan harinya.

Senarai Semak Laporan

Sebelum anda pergi dan menyerahkan atau menyerahkan laporan yang anda telah berusaha keras, pastikan anda telah melakukan perkara berikut:

  • Melengkapkan halaman tajuk dengan Tajuk, Nama Anda, Tarikh, Siapa laporan itu, dan kemungkinan penerangan mengenai apa laporan itu.
  • Halaman kandungan mempunyai tajuk yang sesuai dan nombor halaman betul.
  • Pastikan pengenalan merangkumi perkara penting, skop laporan, dan objektif yang ingin dicapai.
  • Anda telah menambah kapsyen di atas jadual dan di bawah gambar / grafik.
  • Adakah isi laporan menyampaikan maklumat dengan cara yang jelas, logik, faktual, tetap pada topik?
  • Adakah kesimpulan menyatakan hasilnya, menyatakan kembali idea utama, dan tidak memasukkan maklumat baru?
  • Adakah tajuk dan sub tajuk dilabel dengan jelas?
  • Adakah petikan relevan, terkini, dan dirujuk dengan betul?
  • Adakah anda menggunakan jeda halaman di mana sesuai?

Sekarang, mari lancarkan Microsoft Word dan tunjukkan kepada anda ciri-ciri yang akan membantu menyusun draf laporan anda dan membentangkannya sebagai dokumen profesional.

Ciri Microsoft Word yang Berguna untuk Penulisan Laporan

Ambil ini sebagai petua bersaiz kecil dan kuasai satu persatu.

Microsoft Word adalah howitzer besar dengan banyak kacang dan baut. Mari fokus pada kumpulan kemahiran utama dan alat yang anda perlukan untuk merancang, menyiapkan, dan membentangkan laporan profesional. Ciri Microsoft Word yang akan kami bahas di bawah ini adalah pintasan produktiviti yang akan memudahkan pekerjaan anda.

Petua: Gunakan pembantu 'Tell Me' Microsoft Word 2016 untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ciri baru di suite Office.

Mari kita mulakan dengan tiga alat awal ...

Gunakan Paste Special

Bagi kebanyakan kita, apabila kita perlu menyalin teks atau gambar ke Word, jalan pintas CTRL + V baik-baik saja. Tetapi kadang-kadang kita mungkin ingin menampal data yang disalin ke format lain, seperti data Excel sebagai gambar. Dengan Tampal Khas perintah anda boleh membuang atau menentukan format ketika anda menampal gambar, data persembahan, jadual, atau objek dari program lain ke Word.

Anda akan banyak bekerja dengan jadual dan carta Excel dalam dokumen profesional.

Sekiranya anda hanya menyalin apa yang anda mahu dan klik tampal, anda akan melihat bahawa ia akan memasukkan data sebagai jadual. Tetapi, jika ia adalah sel yang luas yang ingin anda tampal, dan anda tidak mahu mengeditnya, anda mungkin mahu menampalnya sebagai gambar, dengan pilihan tambahan untuk mengeditnya.

Dalam Microsoft Excel: Pilih dan sorot sel yang ingin anda salin> Tekan CTRL + C.

Dalam Microsoft word: Pergi ke Laman Utama> Tampal> Tampal Khas . Pilih Tampal Khas dan dari dialog pilih Objek Lembaran Kerja Microsoft Office Excel .

Anda dapat mengubah ukuran data seperti gambar, dan jika anda mengklik dua kali, anda akan dapat mengedit nilainya. Anda boleh menukar jadual atau carta dan merancang semula. Dan, jika anda mengemas kini data dalam carta atau jadual di Excel, anda boleh memuatkan semula carta di Word secara automatik.

Cuba menu konteks klik kanan juga. Menu Tampal Khas muncul:

Terdapat banyak lagi pilihan untuk mengimport data dari Excel ke Word . The Sokongan Microsoft Office halaman juga menerangkannya secara terperinci.

Gunakan Penyelidik

Ya, ada Google dan Wikipedia. Tetapi sentiasa beralih dari Word ke penyemak imbas anda boleh mengganggu produktiviti anda. Office 2016 membawa integrasi penyelidikan yang kuat untuk kerja kasar ini. Penyelidik bukan sahaja dapat membantu anda mencari kandungan dari dalam Microsoft Word tetapi juga dapat membantu anda menambahkan petikan dengan cepat. Ia menggunakan Graf Pengetahuan Bing untuk mencari kandungan yang tepat untuk menyokong dokumen anda.

Pergi ke Riben> tab Rujukan dan c Pilih Penyelidik . Panel akan terbuka di sebelah kanan dengan pilihan carian.

Ketik kata kunci untuk topik yang ingin dicari dan tekan Enter.

Panel Hasil menunjukkan senarai sumber yang boleh anda gunakan dalam dokumen anda. Pilih topik untuk diterokai secara terperinci.

Tambahkan topik ke dokumen Microsoft Word anda dengan klik pada tanda tambah di kanan atas. Anda juga boleh mengklik tanda tambah pada hasil apa pun untuk memetik sumber dalam dokumen penyelidikan anda. Sumber cite membantu anda menyokong penyelidikan anda dengan sumber web dan buku.

Seperti yang akan kita saksikan kemudian, bibliografi yang diberi penjelasan adalah salah satu bahagian paling sukar dalam dokumen. Penyelidik adalah pembantu pintar yang melangkah masuk.

Membekukan Bahagian Dokumen Word Anda

Mari kita anggap bahawa laporan profesional anda akan menjadi kerja yang panjang dan rumit. Anda boleh membahagikan tetingkap Word menjadi dua panel sehingga anda dapat melihat dua bahagian dokumen yang berbeza pada masa yang sama. Ini adalah penjimat masa yang berharga apabila anda ingin menyalin dan menampal bahagian dari satu tempat ke tempat lain atau merujuk pada satu bahagian dokumen semasa bekerja di tempat lain.

Pergi ke Pita> Lihat tab> Berpisah .

Untuk membuang perpecahan, klik pada Keluarkan Split dalam tab yang sama.

Kumpulan Windows memberi anda beberapa pilihan untuk mengubah cara anda bekerja dengan dua atau lebih dokumen. Ciri-ciri yang jelas.

Untuk menatal kedua-dua dokumen pada masa yang sama, klik Tatal segerak dalam kumpulan Window pada tab View. Anda juga boleh mengklik Lihat Sebelah meletakkan dua bahagian dokumen di sebelah satu sama lain.

Petua: Gunakan Split View untuk menampilkan dua susun atur yang berbeza - misalnya, Cetak dan Garis Besar. Tetapkan perpecahan. Kemudian, klik pada panel yang ingin anda ubah, dan kemudian pilih susun atur yang lain pada tab Lihat.

Bekerja pada Tata Letak & Reka Bentuk

Pembentangan laporan adalah yang mendorong seseorang membaca laporan terlebih dahulu, dan itulah sebabnya sangat mustahak agar laporan anda disajikan dengan baik. Sekiranya anda mempunyai pilihan empat laporan untuk dibaca, apa yang akan anda pilih?

  1. Laporan bertulis tangan.
  2. Dokumen yang dicetak hitam putih.
  3. Laporan yang dicetak di atas kertas A4 berwarna.
  4. Laporan yang dicetak berwarna, dengan halaman tajuk yang menarik, diikat dengan kemas, dan licin?

Anda akan mengambil laporan keempat kerana ia akan menarik anda ke arahnya dengan penampilan visual sahaja.

Penutup depan bukan satu-satunya alasan. Laporan yang dirancang dengan lebih senang dibaca. Lebih mudah untuk mengimbas apabila anda tidak mempunyai masa untuk membaca. Itulah sebabnya anda perlu meluangkan masa untuk tajuk dan footer anda, dan gaya dan tema yang berbeza. Ringkasnya - pemformatan setiap elemen dalam laporan.

Memformat mungkin kelihatan seperti tugas yang sukar, tetapi latihan yang menyeronokkan akan melatih semua otot kreatif anda. Pengambilan utama adalah kemahiran yang boleh anda gunakan untuk apa sahaja di Microsoft Office pada masa akan datang. Dan masa yang akan anda jimatkan dengan semua petua produktiviti yang dipelajari di sini.

Microsoft Word 2016 mempunyai sekumpulan ciri yang kaya. Ini hanya beberapa cara agar reka bentuk laporan anda menonjol daripada yang lain dan bersikap profesional. Oleh itu, mari kita susun kemahiran susun atur dan reka bentuk.

Bahagian ini akan merangkumi ciri-ciri ini langkah demi langkah:

  • Mulakan dengan Halaman Sampul
  • Buat Jadual Kandungan
  • Buat Header dan Footer Anda
  • Tambah Nombor Halaman

(Format Kandungan)

  • Pilih Fon yang Betul
  • Gaya Perenggan
  • Kawal Pecahan Halaman
  • Gunakan Gaya dan Tema
  • Kapsyen
  • Gunakan Bahagian Pantas
  • Hiaskan dengan Sempadan Halaman

1. Mulakan Dengan Halaman Sampul

Halaman pertama adalah titik hubungan pertama dengan pembaca anda. Ini juga merupakan peluang anda untuk membuat kesan yang baik. Jangan biarkan kekurangan kemahiran artistik anda menjadi alasan kerana Word mengambil pekerjaan dengan galeri halaman judulnya. Yang harus anda lakukan ialah mengahwini tema laporan.

Microsoft Word 2016 menawarkan kepada anda 16 templat pra-format dan tiga lagi di Office.com.

Pergi ke Masukkan> Kumpulan Halaman> Halaman Sampul .

Halaman depan muncul di awal dokumen secara lalai.

Oleh kerana hanya terdapat 16 templat 'rasmi' yang ditawarkan, anda mungkin mendapati bahawa semua rakan anda yang lain mempunyai muka depan yang sama. Oleh itu, mengapa tidak menyesuaikannya, dan menjadikannya lebih unik.

Awak boleh reka halaman tajuk (atau muka depan) dalam Microsoft Word yang boleh menjadi asal dalam timbunan. Simpan sebagai templat atau ubah reka bentuk dengan cepat.

2. Buat Jadual Kandungan

Imbasan pembaca kasual. Pembaca yang baik mengimbas terlebih dahulu dan kemudian menyelam jauh. Jadual kandungan menyediakan titik arah yang membantu kedua-duanya. Apabila dokumen itu panjang dan rumit, bukankah anda lebih suka memeriksa tanah sebelum anda menuju ke bahagian yang menarik minat anda?

Pertimbangkan Jadual Kandungan (TOC) jika panjang dokumen anda melebihi 10 halaman. Anda harus terlebih dahulu memastikan bahawa anda tidak perlu susun semula sebarang halaman dalam dokumen anda sebelum membuat TOC.

Dalam Microsoft Word, anda tidak perlu menulis keseluruhan TOC dengan tangan. Ada Alat automatik Jadual Kandungan di bawah Rujukan tab yang mengambil garis besar anda dan merancangnya untuk anda. Anda juga dapat memperbaruinya dengan mudah semasa anda ingin mengubah sesuatu.

Terdapat juga templat yang boleh anda muat turun dan sesuai dengan sifat kandungannya. Sebagai contoh, TOC untuk tesis akan kelihatan berbeza daripada laporan tahunan syarikat.

Kami mempunyai tutorial lengkap mengenai cara membuat halaman senarai isi di Word .

Inti daripadanya adalah:

Buat garis besar dan gunakan gaya tajuk untuk mengatur hierarki. Terapkan alat TOC automatik pada gaya tajuk. Word 2016 mencari tajuk tersebut dan kemudian memasukkan jadual kandungan ke dalam dokumen anda. Kemudian anda boleh mengemas kini TOC anda secara automatik jika anda membuat perubahan dalam dokumen anda.

Untuk lebih banyak kawalan langsung, anda juga boleh menggunakan Jadual Kandungan Manual gaya. Word memasukkan teks placeholder dan anda harus memasukkan dan memformat setiap kandungan dalam senarai.

Header dan Footer penting dalam laporan kerana tujuan utamanya adalah untuk memberikan maklumat mengenai laporan di setiap halaman. Mereka adalah kawasan paparan umum untuk nombor halaman. Tajuk dokumen harus mengandungi tajuk laporan, dan mungkin nama siapa yang membuatnya. Tajuk bahagian semasa sangat membantu.

Footer, sebaliknya, harus memasukkan nombor halaman, tarikh penerbitan, dan maklumat pentadbiran lain yang diperlukan. Perhatikan bahawa beberapa panduan gaya mempunyai garis panduan khas untuk header dan footer .

Mari mulakan dengan tajuk dalam dokumen anda dan berikan paparan yang unik.

Pilih Masukkan , kemudian pilih salah satu Kepala atau Kaki dari kumpulan. Galeri terbina dalam menunjukkan beberapa pilihan yang boleh anda pilih.

Ruang header dan footer dimasukkan ke dalam dokumen anda dengan teks atau jadual placeholder. The Alat Header & Footer terbuka di Riben untuk kerja pemformatan lain seperti tarikh, masa, atau gambar.

Masukkan teks anda dan kemudian pilih Tutup Header dan Footer .

Anda boleh bermula dengan header dan footer kosong. Sekiranya anda mempunyai kemahiran reka bentuk, gunakan Alat Header & Footer untuk merancang sendiri. Kuasai ruang header dan footer jika anda ingin membuat kop surat khas untuk organisasi anda. Anda boleh menggunakan elemen jenama seperti logo syarikat atau organisasi di bahagian atas dan nota kaki yang diformat dengan kemas di bahagian bawah

Mari cuba dan ubah salah satu tajuk terbina dalam. Saya memilih Lelaki dari galeri.

Penampilan terakhir mengambil masa dua minit untuk disatukan dengan kesan teks ringkas dan ikon yang bersumber dari galeri ikon Microsoft Office.

Header dan footer ada di tempatnya. Tetapi, bagaimana anda tahu di mana anda berada dalam dokumen itu? Masukkan nombor halaman sebagai papan tanda penting seterusnya.

4. Tambah Nombor Halaman

Nombor halaman kelihatan paling baik di footer (tidak seperti pada header seperti pada gambar di atas). Anda boleh menambah nombor halaman asas dari Masukkan> Nombor Halaman butang pada Pita. Anda juga boleh menambahkannya dari Reka bentuk tab yang muncul semasa anda menambahkan header dan footer.

Anda mempunyai banyak kawalan terhadap nombor halaman. Pilih dari pelbagai format nombor dan sesuaikan dengan keperluan anda. Dalam kes ini, kami menambahkan nombor pada footer, tetapi anda boleh meletakkannya di bahagian atas atau bahkan di pinggir. Dalam contoh ini, saya telah meletakkan nombor halaman di kiri bawah. Tetapi, saya ingin menukar penampilan dan format lalai.

Contohnya: Menggunakan 'Halaman X of XXX' menjadikan penunjuk yang lebih baik pada dokumen panjang.

Pilih nombor halaman. Pergi ke Masukkan> Bahagian Pantas . Dari menu lungsur turun, pilih Padang . Anda juga boleh mencapai dialog Field dari tab Header and Footer Design.

Pilih NumPages dari senarai panjang nama bidang. Dari kotak di sebelah kanan, anda boleh memilih format tertentu. Saya memilih 1, 2, 3. biasa. Klik okey , dan bilangan bilangan halaman akan muncul. Sekarang yang harus anda lakukan ialah menambahkan teks anda seperti Halaman X of XXX, dan mengubah rupa nombor dengan alat pemformatan teks biasa yang tersedia dari tab Laman Utama.

Sekarang kelihatan seperti ini:

Reka rupa di mana-mana nombor halaman dalam dokumen anda dan Word mengemas kini semua yang tersisa secara automatik. Nombor halaman adalah elemen yang paling umum dalam footer, tetapi juga boleh mengandungi maklumat lain seperti header. Dari pilihan dalam kumpulan Sisipkan, anda boleh menambahkan tarikh dan masa, maklumat dokumen, gambar, dan lain-lain ke tajuk atau footer anda.

Seterusnya, kita menuju ke format kandungan.

Cabutan visual laporan profesional anda disertakan dengan 'kecantikan' yang anda gunakan untuk kandungan. Memformat juga merupakan langkah penting bagi dokumen yang mengalir dengan baik. Jadi, anda mesti menumpukan banyak tenaga untuk memilih fon, ruang perenggan, dan warna yang betul.

Jangan risau. Malah, golongan yang dicabar secara seni akan merasa senang kerana bahagian Microsoft Word ini dibungkus dengan tema dan gaya visual lalai. Mari kita mulakan dengan elemen dokumen yang paling asas.

5. Pilih dan Gaya Font yang betul

Anda pilihan fon dalam laporan Word profesional tidak hanya menentukan bagaimana teks menonjol tetapi juga bagaimana ia dicetak. Anda mahu kedua-duanya memberi impak maksimum.

Anda boleh menggunakan jenis huruf (iaitu tampilan visual fon) ke seluruh dokumen atau bahagian tertentu pada dokumen. Semua pilihan fon boleh didapati dari tab Laman Utama. Pergi ke Laman Utama> Fon .

Fon lalai dalam Microsoft Word 2016 ialah Calibri. Lihat lebih jauh kerana anda mempunyai banyak orang lain untuk dipilih. Sekiranya anda memilih Times New Roman, anda mungkin dianggap malas, jika memilih Windings, baiklah ... saya rasa saya tidak perlu menjelaskannya. Oleh itu, pastikan anda memilih fon yang senang dibaca dan sesuai dengan laporan. Untuk memainkannya dengan selamat, pilih salah satu daripada ini fon Google yang kelihatan profesional ; mereka boleh didapati secara percuma.

Petua: Baskerville dan Georgia adalah alternatif yang baik untuk Times New Roman yang terlalu banyak digunakan

Cuba pasangan fon yang berbeza untuk teks badan dan Tajuk (dan Tajuk). Beberapa laman web suka FontJoy dan Jenis Serigala akan membantu anda bereksperimen dengan penggabungan fon. Awak boleh memuat turun dan menggunakan fon tersuai juga. Tetapi ingat peraturan ibu jari - jangan sekali-kali menggunakan lebih daripada tiga jenis huruf yang berbeza dalam dokumen.

Untuk sedikit pizazz, cubalah drop cap untuk meningkatkan teks anda .

6. Gaya Perenggan

Sekiranya anda ingin garis anda dua jarak, atau satu jarak, anda perlu mengubah format perenggan. Dengan mengubah jarak, anda dapat membuat dokumen lebih mudah dibaca atau memberi kesan bahawa dokumen itu lebih panjang dan anda telah membuat lebih banyak pekerjaan.

Untuk menukar perenggan untuk keseluruhan dokumen, lebih baik anda memilih setiap blok teks; jika tidak, jika anda menggunakan tajuk dalam laporan anda, mereka juga akan berubah. Pilihan lain yang lebih baik adalah jika anda menyesuaikan gaya tertentu yang anda gunakan untuk memformat perenggan.

Untuk melakukan ini, pergi ke Rumah > Gaya . Klik kanan pada gaya yang ingin anda ubah dan pilih Ubah suai . Klik pada Format> Perenggan yang terdapat di bahagian bawah kotak dialog. Sekarang, ubah jarak, lekukan, dan penjajaran untuk perenggan. Klik okey untuk menutup dialog.

Apabila anda ingin menukar bahagian dokumen yang lebih kecil , pilih yang anda mahu ubah. Klik kanan pada teks yang diserlahkan dan pilih Ayat . Kotak dialog yang sama seperti di atas akan muncul.

7. Mengawal Pecahan Halaman

Jeda halaman - dengan namanya - membelah blok teks yang berterusan di dua halaman. Jeda halaman adalah elemen struktur penting untuk dokumen panjang. Word secara automatik memasukkan jeda halaman di hujung halaman. Tetapi dalam dokumen yang panjang, anda boleh meletakkan jeda halaman di tempat yang anda mahukan.

Untuk memasukkan jeda halaman manual, klik Masukkan> Pemisah halaman. (Pintasan papan kekunci: CTRL + Enter)

Jeda halaman kelihatan seperti ini apabila anda mengklik Tunjukkan / Sembunyikan perintah di Kumpulan perenggan .

Tetapi bagaimana jika anda ingin menyimpan sekumpulan baris di halaman atau lajur dan tidak memisahkannya kerana jeda halaman? Susun atur berada dalam kawalan anda. Klik anak panah kecil yang anda lihat di kanan bawah kumpulan Perenggan.

Di dalam Kotak perenggan, klik Pecahan Garis dan Halaman. Pilih dari empat pilihan penomboran ini:

  • Janda / Anak Yatim mengawal tempat sekurang-kurangnya dua baris perenggan di bahagian atas atau bawah halaman.
  • Teruskan dengan seterusnya mengelakkan jeda antara perenggan yang anda mahu tetap bersama.
  • Jaga garis bersama mengelakkan kerosakan halaman di tengah-tengah perenggan.
  • Halaman rehat sebelum ini menambah jeda halaman sebelum perenggan tertentu.

Kami juga telah menunjukkan cara membuang jeda halaman bila perlu.

8. Gunakan Gaya dan Tema

Gaya dan tema mungkin merupakan dua ciri yang kurang digunakan dalam Microsoft Word. Tetapi saya fikir anda harus menggunakannya pada setiap peluang untuk menjimatkan banyak masa.

Tetapi apa perbezaan antara tema dan gaya? Microsoft berkata:

Tema menyediakan cara cepat untuk mengubah warna dan fon keseluruhan. Sekiranya anda ingin mengubah format teks dengan cepat, Gaya Kata adalah alat yang paling berkesan.

Oleh itu, kerana tema mengawal penampilan umum dengan warna, kesan, dan fon - mulakan dengan tema yang baik untuk dokumen anda terlebih dahulu. Kemudian , gunakan Gaya untuk menggali bahagian tertentu yang ingin anda ubah penampilannya.

Untuk Tema: Pergi ke Reka bentuk tab. Pilih tema dari galeri. Anda dapat melihat pratonton bagaimana kombinasi warna itu.

Untuk Gaya: Pilih bahagian teks yang ingin anda ubah. Pergi ke Gaya kumpulan di Rumah tab. Anda dapat melihat pratonton seperti apa rupa. Pilih Gaya yang sesuai dengan kandungan anda. Sebagai contoh, pilih gaya tajuk untuk tajuk dalam dokumen anda. Atau, gaya tertentu untuk sebut harga. Anda juga boleh mengubah gaya yang ada dan membuat gaya baru dari awal.

9. Kapsyen

Setiap gambar, carta, atau ilustrasi memerlukan kapsyen untuk menerangkannya dengan jelas. Ini adalah satu baris teks, biasanya terletak di bawah grafik. Kapsyen juga menjadi rujukan penting apabila anda perlu menyebutnya di tempat lain. Banyak dokumen menghilangkan perincian kecil ini.

Mudah untuk menambah kapsyen. Klik kanan ilustrasi yang ingin anda tambahkan kapsyen. Pilih Tambah keterangan .

Dalam kotak dialog, tambahkan teks kapsyen anda dan konfigurasikan pilihan yang tinggal. Kapsyen boleh dirujuk secara automatik di Word.

10. Gunakan Bahagian Pantas

Dokumen profesional boleh berulang-ulang. Inilah sebabnya mengapa anda harus mula menggunakan Bahagian Pantas untuk kandungan plat boiler yang anda gunakan semula sepanjang masa. Sebagai contoh, katakan ada klausa kontrak yang anda sertakan dengan setiap dokumen. Atau, beberapa maklumat pengenalan. Daripada copy-paste berulang, simpannya sebagai Bahagian Pantas dan gunakan semula berulang kali.

Bahagian Pantas juga merupakan jenis blok bangunan . Anda dapat melihat galeri semua blok kandungan yang boleh digunakan semula di Penganjur Blok Bangunan .

Simpan dan gunakan semula Bahagian Pantas anda dalam dua langkah:

  1. Pilih frasa, ayat, atau bahagian lain dari dokumen anda yang ingin anda simpan ke galeri.
  2. Pergi ke Masukkan> Kumpulan teks> Bahagian Pantas> Simpan Pilihan ke Galeri Bahagian Pantas . Tukar nama dan tambahkan keterangan jika anda mahu. Klik okey .

Dengan mudah, anda boleh menggunakan kembali potongan kandungan yang disimpan.

Letakkan kursor anda di tempat anda ingin memasukkan pilihan dari Galeri Bahagian Pantas. Pergi ke Masukkan> Kumpulan teks> Bahagian Pantas . Kemudian klik ayat, frasa, atau pilihan lain yang disimpan yang ingin anda gunakan semula.

Anda akan melihat tiga kategori lain dalam menu Bahagian Pantas.

Teks Auto: Word 2016 telah mengekalkan yang lama Teks Auto ciri. Ia berfungsi seperti Bahagian Pantas untuk sekatan teks yang anda gunakan dengan banyak. Contoh: Catatan yang ingin anda gunakan dengan setiap dokumen.

Harta Dokumen: Satu set sifat tetap yang boleh anda sertakan dengan setiap dokumen. Contoh: Nama syarikat atau pengarang.

Bidang: Ini adalah elemen yang telah ditentukan yang dikemas kini secara automatik. Contoh: Tarikh, masa, nombor halaman dll.

Ingat, entri untuk harta dokumen kadang-kadang boleh merangkumi maklumat yang tidak ingin anda kongsi dengan semua orang. Oleh itu, perhatikan bidang ini dan hapus data peribadi yang tersembunyi bila diperlukan.

11. Hiaskan Dengan Sempadan Halaman

Sempadan halaman kelihatan baik bukan hanya pada selebaran dan jemputan. Sekiranya dilakukan dengan betul, mereka dapat menambahkan sentuhan kelas pada dokumen. Pelbagai gaya garis dan lebar serta sempadan seni tersedia dari menu Reka Bentuk di Pita.

Pergi ke Reka Bentuk> Sempadan Halaman.

Di dalam Sempadan dan Teduhan kotak, gunakan Sempadan Halaman tab untuk merancang sempadan anda.

Tetapannya cukup jelas. Cubalah Shadow atau 3-D dengan warna yang tepat untuk menambah sempadan yang halus tetapi elegan. Gaya Seni dengan sempadan seni klipnya mungkin terlalu buruk untuk dokumen profesional.

Gunakan butang empat sudut di Pratonton tetingkap untuk memilih sisi halaman untuk menarik sempadan. Klik butang ini untuk membuang atau menambah sempadan, seperti yang anda mahukan.

Letakkan kursor pada halaman pertama dokumen jika anda ingin meletakkan sempadan hanya pada halaman pertama. Anda juga boleh meletakkan sempadan di sekitar halaman tertentu di bahagian. Letakkan kursor di bahagian - sama ada di halaman pertama bahagian itu atau di halaman berikutnya.

Rujukan dan Kerjasama

Laporan Word kelihatan seperti tugas yang tidak dapat dikendalikan. Ia seperti menyusun sejuta tumpukan jerami ke dalam tumpukan kecil yang kemas. Ideanya adalah untuk mengetahui dengan tepat mana timbunan yang mempunyai pin yang anda cari. Ciri-ciri ini bertujuan untuk menjadikannya lebih mudah.

1. Buat Indeks

Semasa menulis dokumen besar seperti laporan yang mengandungi banyak maklumat, halaman kandungan mungkin tidak mencukupi. Seorang Indeks hendaklah muncul di akhir dokumen, dengan nombor halaman untuk kata kunci dan maklumat dalam laporan. Buat indeks untuk membantu pembaca merujuk maklumat yang betul hanya dengan nombor halaman.

Buat indeks jika dokumen anda mempunyai lebih dari 20 halaman. Microsoft Word 2016 tidak membiarkan proses membebankan anda. Pada dasarnya ia mempunyai dua bahagian:

  • Pilih perkataan atau maklumat yang ingin anda masukkan dalam indeks.
  • Letakkan indeks di tempat yang betul dalam dokumen anda.

Anda boleh menatal dokumen yang sudah siap dan menandai perkataan atau frasa yang ingin anda masukkan dalam indeks atau menandakannya semasa anda mengikutinya. Walau apa pun, pilih teks yang ingin anda gunakan sebagai entri indeks atau klik di mana anda mahu memasukkan entri.

1. Klik Rujukan > Tandakan Kemasukan .

2. Edit teks di Tandakan Indeks kotak dialog. Anda juga boleh menambahkan sub-entri yang selanjutnya menentukan kata utama yang anda gunakan dalam indeks. Anda boleh menambahkan beberapa peringkat dan masing-masing muncul lekukan di bawah entri utama.

3. Di bawah Pilihan , anda juga boleh membuat rujukan silang ke entri utama yang lain. Pembaca boleh menggunakannya untuk merujuk maklumat berkaitan di tempat lain dalam dokumen yang sama.

4. Gunakan format nombor Halaman untuk memutuskan penampilan nombor halaman dalam indeks.

cara memintas log masuk windows xp

5. Klik Tandakan untuk menandakan kemasukan indeks. Untuk menandakan teks ini di mana sahaja ia muncul dalam dokumen, klik Tandakan Semua .

6. Ulangi proses untuk semua perkataan dan frasa yang ingin anda masukkan dalam indeks.

Anda kini telah membina indeks anda. Masukkan di tempat yang betul menjelang akhir dokumen.

1. Klik pada halaman di mana anda ingin memasukkan indeks.

2. Klik Rujukan> Masukkan Indeks .

3. The Indeks kotak dialog dipaparkan. Di sini anda boleh memilih untuk memformat entri teks, nombor halaman, tab, dan watak pemimpin.

4. Pilih penampilan dari pelbagai format dalam senarai dan periksa tetingkap Pratonton di sebelah kanan. Ingat, tetingkap Pratonton tidak menunjukkan indeks sebenar kepada anda. Ia hanyalah 'simulasi' bagaimana rupa.

5. Klik okey . Indeks anda kini sudah siap.

Kadang kala, anda mungkin perlu menambahkan lebih banyak entri ke indeks setelah memasukkannya ke halaman. Tandakan entri dan pergi ke Rujukan> Kemas kini indeks untuk memasukkan sebutan baru.

Juga, tambahkan tajuk untuk indeks kerana Word tidak melakukannya secara automatik.

2. Membuat Bibliografi

Dokumen anda hampir selesai. Sekarang, anda perlu memberi penghargaan kepada semua karya dan idea penyelidikan lain yang telah anda rujuk dalam dokumen anda. Sudah tiba masanya untuk bibliografi.

Laporan syarikat mungkin tidak memerlukan bibliografi tetapi makalah akademik tidak selesai tanpa satu. Bibliografi adalah salah satu pekerjaan paling sukar dalam laporan akademik. Anda perlu membuat semua petikan anda dengan teratur sebelum anda duduk untuk menyusun bibliografi. Juga, tentukan gaya petikan (biasanya MLA, APA , atau Gaya Chicago ) mengikut garis panduan subjek anda.

Jangan ragu untuk memanfaatkan penjana kutipan dan bibliografi pihak ketiga kerana membina bahagian ini.

Tetapi, Microsoft Word 2016 mempunyai set alat yang lengkap untuk menjadikan proses ini tidak menyakitkan mungkin. Jadi, pergi ke titik di mana anda ingin meletakkan bibliografi. Bagus jika anda mempunyai sekurang-kurangnya satu kutipan untuk disertakan, tetapi walaupun tidak, Word 2016 membolehkan anda menggunakan petikan placeholder dan mengisi sumbernya kemudian.

Klik Rujukan> Bibliografi .

Word menawarkan beberapa gaya bibliografi yang hanya berbeza dengan nama tajuknya. Pilih gaya yang sesuai dan kemudian masukkan petikan dari butang di Kumpulan petikan & Bibliografi .

Alat bibliografi mempunyai beberapa langkah untuk menggunakannya. Demi singkatnya, saya akan mengarahkan anda kepada yang terbaik Halaman bantuan Microsoft Office yang merupakan panduan langkah demi langkah.

Beberapa makalah akademik akan meminta anda untuk buat bibliografi beranotasi . Ini adalah versi bibliografi yang lebih lengkap dengan daftar kutipan ke jurnal, buku, artikel, dan dokumen lain diikuti dengan perenggan singkat. Perenggan tersebut adalah keterangan sumber dan bagaimana ia menyokong kertas anda.

3. Merujuk Silang

Anda boleh menggunakan rujukan silang untuk membantu pembaca menavigasi dokumen yang panjang. Pada bila-bila masa dalam dokumen, anda dapat memberitahu pembaca untuk merujuk kembali pada tajuk, nombor halaman, gambar, carta, nota kaki, nota akhir, dan perenggan. Pautan rujukan silang adalah cara yang kemas untuk menghubungkan maklumat yang berkaitan bersama-sama. Pembaca hanya perlu mengklik pautan untuk mendapatkan potongan maklumat itu.

Inilah cara anda memulakan:

1. Pilih tempat untuk rujukan silang dan taipkan teks yang memberitahu pembaca mengenainya. Contohnya: 'Rujuk Carta 3 untuk tren masa depan.'

2. Pergi ke Masukkan> Rujukan silang .

3. Di Jenis rujukan kotak, klik senarai juntai bawah untuk memilih yang anda mahu pautkan.

4. Pilihan di Masukkan Rujukan ke drop-down akan berubah mengikut pilihan anda di atas.

5. Di Untuk yang mana medan, cari pilihan dan beritahu Word maklumat yang tepat untuk dihubungkan.

6. Periksa Masukkan sebagai kotak hyperlink untuk membuat hyperlink untuk maklumat yang dirujuk.

7. Klik pada Masukkan untuk memasukkan rujukan silang dalam dokumen.

Ingat, sebutan kapsyen kami? Anda boleh membuat rujukan silang pada persamaan, angka, grafik dan jadual jika anda menggunakan kapsyen di bawahnya.

Word tidak dapat membuat rujukan silang untuk sesuatu yang tidak ada. Word akan memberitahu anda tentang kesalahan ini dan juga mengemas kini rujukan silang secara automatik apabila anda menukar nombor halaman atau teks item yang dirujuk.

4. Menggunakan Komen

Laporan profesional boleh menjadi tugas sendirian atau anda boleh mendapatkan bantuan pasukan untuk menyiapkan draf pertama. Yang rendah hati Komen adalah salah satu alat dokumen Word yang paling tidak digunakan. Ia dipaparkan sebagai balon berwarna segi empat tepat di pinggir atau di Panel Peninjauan.

Anda boleh menggunakan komen sebagai 'sticky' kecil atau nota diri. Tinggalkan sedikit nota pada diri anda semasa anda menulis, menyunting, dan menyemak semula jalan anda melalui laporan atau naskah. Jadilah kreatif - tambahkan pautan tambahan ke sumber lain, gunakannya sebagai petua dan petunjuk, pautan ke bahagian yang berlainan dari dokumen, atau sediakan pautan maklum balas untuk pembaca anda. Dan apabila anda selesai, anda boleh dengan mudah buang semua komen di Word .

Microsoft Word 2016 juga merupakan alat penulisan kolaboratif yang dipertingkatkan. Komen memainkan peranan besar dalam menyampaikan maklum balas di seluruh pasukan. Inilah cara sistem komen berfungsi ...

1. Sorot teks yang ingin anda tambahkan komen atau klik di hujung blok teks.

2. Pergi ke Masukkan> Komen . Taipkan komen anda di dalam kotak. Komen muncul di kawasan markup di sebelah kanan. Paparan Print Layout biasanya merupakan kaedah terbaik untuk melihat komen di samping teks.

3. Pergi ke Kaji semula tab dan lihat lebih banyak pilihan untuk komen. Tab ini juga menunjukkan semua kawalan untuk mengesan perubahan dan komen dalam dokumen kerjasama. Gunakan pilihan Markup untuk memaparkan atau menyembunyikan komen. Contohnya: Tanpa Markup akan menyembunyikan komen dan kawasan penanda di sebelah kanan.

Selesaikan Laporan Anda

Setelah sebahagian besar laporan anda selesai dan disimpan, sudah tiba masanya untuk menyelesaikan laporan anda. Apabila saya katakan selesai, saya tidak bermaksud membaca semula. Itu juga harus dilakukan. Sekarang, anda harus mengambil langkah keselamatan untuk melindungi laporan daripada perubahan dan penipuan yang tidak dibenarkan.

Langkah-langkah keselamatan ini akan memberikan tahap keaslian tambahan pada fail elektronik anda sebelum anda membagikannya.

Bahagian ini akan merangkumi:

  • Tandatangan
  • Masukkan tanda air
  • Jadikan dokumen 'baca sahaja'
  • Kata laluan melindungi dokumen anda
  • Cetak dokumen anda ke PDF

1. Tandatangan

Anda boleh menambahkan tandatangan teks untuk sentuhan peribadi pada laporan. Tetapi tandatangan teks ringkas tidak memerlukan pengesahan. Tandatangan digital adalah kaedah yang lebih baik untuk melindungi dokumen anda daripada akses yang tidak dibenarkan. Tandatangan digital mengesahkan bahawa dokumen itu berasal dari penandatangan dan tidak diusik dengan cara apa pun.

Mari buat baris tandatangan di Microsoft Word 2016.

Dalam dokumen itu, letakkan kursor anda di tempat yang anda mahu buat garis tandatangan.

1. Pergi ke Masukkan > Teks kumpulan > Talian Tandatangan dan klik Talian Tandatangan Microsoft Office .

2. The Persediaan Tandatangan kotak dialog dipaparkan. Isi medan seperti yang ditunjukkan. Sekiranya anda menghantar dokumen kepada orang lain untuk ditandatangani, tambahkan arahan untuk penandatangan di bidang yang disediakan untuknya ( Arahan kepada penandatangan ). Penandatangan juga boleh menambah memberikan tujuan untuk menandatangani jika Benarkan penandatangan untuk menambah komen dalam kotak dialog Tanda diperiksa.

3. Klik pada okey dan dokumen itu sekarang akan memaparkan tempat letak untuk tandatangan.

Masukkan tandatangan:

Apabila anda perlu menandatangani dokumen dengan tandatangan digital, pergi ke garis tanda tangan dan klik kanan padanya.

Anda akan diminta untuk menandatangani dengan ID digital. Sekiranya anda tidak memilikinya, Microsoft akan memberitahu anda untuk mendapatkannya dari rakan perkhidmatan tandatangan.

Sekiranya anda tidak mempunyai ID digital, anda boleh masukkan perwakilan teks garis tandatangan . Anda boleh menggunakan tandatangan bertulis atau gambar yang tidak memerlukan pengesahan.

2. Masukkan Tanda Air

Tanda air Microsoft Word adalah penunjuk visual yang 'palsu' tetapi masih berguna untuk status dokumen. Contohnya, anda boleh menggunakan tanda air yang bertuliskan 'Draf' untuk membezakannya dari versi akhir dokumen. Atau, gunakan tanda air untuk mencadangkan dokumen tersebut 'Hak Cipta' atau 'Rahsia'.

Tanda 'Draf' adalah yang paling biasa. Tetapi, Microsoft Word memberi anda beberapa tanda air lain untuk dipilih.

1. Pergi ke Reka bentuk > Latar Belakang Halaman dan pilih Tanda Air . Butang Tanda Air akan diaktifkan dalam paparan Cetakan sahaja.

2. Anda boleh memilih gambar atau tanda air teks dari galeri. Kedua-dua versi mendatar dan pepenjuru tersedia. Kotak dialog memberi anda semua pilihan penyesuaian untuk penampilan akhir tanda air. Cuba fon, susun atur, saiz, dan warna yang berbeza.

3. Anda boleh menaip teks anda sendiri di medan Teks untuk membuat tanda air tersuai anda.

4. Pilih okey untuk menggunakan tanda air pada dokumen anda. Word secara automatik menggunakan tanda air ke setiap halaman kecuali halaman tajuk.

3. Buat Dokumen 'Hanya Baca'

Laporan profesional secara semula jadi tidak perlu disunting oleh pembacanya. Menukar dokumen ke PDF adalah satu cara. Tetapi, anda juga boleh menerapkan beberapa sekatan dalam Microsoft Word dan mencegah pengubahsuaian atau peninggalan yang tidak disengajakan.

Terdapat tiga cara untuk melindungi dokumen.

Pertama - Jadikan dokumen anda 'hanya baca'.

Ini memastikan bahawa dokumen anda hanya dapat dibaca atau disalin. Ini tidak akan menghalang orang menyalin fail dan membuat perubahan pada salinannya.

1. Pergi ke Fail tab> Maklumat > Lindungi Dokumen > Tandakan sebagai Akhir.

2. Apabila pembaca membuka dokumen, bar di atas akan mendorong pembaca untuk menganggap dokumen ini sebagai bacaan sahaja. Tetapi, mereka boleh mengklik 'Edit Anyway' untuk membuka dokumen dalam mod Edit.

Kedua - Lindungi Kata Laluan Dokumen Anda.

Lindungi dokumen anda dari suntingan yang tidak diingini dengan penghalang kata laluan.

1. Di bawah Lindungi Dokumen , pilih Enkripsi dengan Kata Laluan . Taip kata laluan dan klik okey .

2. Di Sahkan Kata Laluan kotak, ketik kata laluan sekali lagi, dan kemudian klik okey . Dokumen akan dibuka dengan pembaca meminta kata laluan.

Microsoft menggunakan AES (Advanced Encryption Standard), panjang kunci 128-bit, SHA1 (algoritma hash kriptografi yang menghasilkan kunci 160-bit yang hampir unik untuk menggantikan teks biasa), dan CBC (cipher block chaining) untuk memberi peretas peretas - sakit kepala yang teruk.

Ketiga - Hadkan Penyuntingan.

Ciri kawalan ini membantu anda sebagai pengarang menentukan bahagian dokumen yang boleh diedit oleh orang lain dan mana yang akan dikunci. Anggaplah ia sebagai bouncer yang membiarkan VIP masuk tetapi sebaliknya menghalang pintu bagi orang biasa.

1. Pergi ke Kaji semula > Hadkan Penyuntingan .

2. Di bawah Sekatan penyuntingan , periksa Benarkan hanya jenis penyuntingan dalam dokumen ini , dan pastikan senarai itu dinyatakan Tiada perubahan (Baca sahaja) .

Tiada perubahan (Baca sahaja) adalah jenis sekatan lalai. Untuk tahap sekatan yang berbeza untuk dokumen, klik menu dan pilih dari Jejak perubahan, Komen, atau Mengisi borang.

3. Untuk membebaskan beberapa bahagian dari sekatan penyuntingan, pilih bahagian untuk penyuntingan tanpa sekatan. Untuk memilih lebih dari satu kawasan, klik CTRL semasa memilih kawasan menggunakan tetikus.

4. Anda boleh menyemak Semua orang di bawah Pengecualian (pilihan) dalam panel Penyuntingan Had. Atau, klik Lebih ramai pengguna ... dan hanya membenarkan pengguna tertentu untuk mengubah bahagian. Kawasan yang dibenarkan akan ditandakan dengan tanda kurung persegi.

5. Klik Ya, Mula Menerapkan Perlindungan .

Sekarang, ketik kata laluan unik di kotak yang terbuka. Anda mesti menaipnya sekali lagi untuk mengesahkannya.

Kata laluan adalah pilihan. Tetapi ia memastikan bahawa tidak ada yang boleh mengklik Hentikan Perlindungan dan edit dokumen. Sekiranya anda masih paranoid, teruskan dan enkripsi dokumen Microsoft Word anda seperti yang kami lakukan pada proses kedua di atas.

4. Cetak Laporan Anda ke PDF

Format Dokumen Mudah Alih dilengkapi dengan banyak kelebihan. Tidak kurang pentingnya keserasian antara platformnya di semua komputer. Dokumen anda sudah siap dan sekarang anda perlu membagikannya atau menghantarnya untuk dicetak. Banyak laporan profesional - misalnya, dokumen hukum - perlu mempertahankan format sebagaimana mestinya.

Simpan atau tukar salinan ke PDF. Microsoft Word 2016 tidak memerlukan tambahan pihak ketiga.

Pergi ke Fail > Eksport > Buat PDF / XPS .

Ingat, dokumen Word anda mungkin mengandungi maklumat sensitif yang anda tidak mahu disertakan dalam PDF. Alih keluar sebelum anda menerbitkan ke PDF. Di dalam Terbitkan sebagai PDF atau XPS tetingkap, pilih Pilihan . Kemudian pilih Dokumen dan jelas Harta dokumen . Tetapkan pilihan lain yang anda mahukan dan pilih okey .

Semak ke tempat anda ingin menyimpan fail dan klik Menerbitkan .

Langkah seterusnya...

Anda hampir ke garisan penamat. Laporan itu siap diserahkan kepada pembaca anda. Tetapi ada satu pekerjaan terakhir yang tinggal.

Balik halaman dan pastikan (sekali lagi) bahawa laporan anda mesra pembaca. Mendekatinya dengan mata pembaca. Sudahkah anda mengatur pemikiran dan menulis dengan meyakinkan? Adakah maklumat mengalir dengan baik dengan carta dan ilustrasi? Bolehkah mereka melayari dan mencari maklumat dengan cepat? Adakah teks boleh dibaca? Gunakan skor keterbacaan untuk mengukur tahap keterbacaan dokumen anda sebagai langkah terakhir.

Anda juga mungkin menyedari kami tidak merangkumi beberapa aspek Microsoft Word. Contohnya, Jadual Microsoft Word adalah alat penting untuk paparan data. Atau kekuatan senarai dalam pengurusan maklumat.

Microsoft Word berusia lebih dari seperempat abad, dan penuh dengan sedikit ciri. Di MakeUseOf, kami telah membahas setiap sudut binatang buas ini. Oleh itu, gunakan sumber kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perisian ini secara percuma. Masing-masing ciri baru Microsoft Word dipelajari akan menjadikan hidup anda lebih mudah.

Buat Laporan Anda Bersinar

Seperti yang dikatakan oleh pengarang Nathaniel Hawthorne,

Bacaan mudah adalah tulisan yang sukar

Tidakkah ini benar untuk penulisan laporan profesional juga? Bagaimanapun, jika diberi pilihan, tidak ada yang mahu membacanya. Menulis laporan perniagaan dan menggunakannya untuk berkomunikasi adalah dua perkara yang berbeza. Microsoft Word hanyalah alat - tugas anda adalah untuk terlibat.

Untuk beberapa alternatif, lihat pemproses perkataan dalam talian yang terbaik . Dan untuk mendapatkan lebih banyak pertolongan dengan penulisan profesional, lihatlah cara meminta maaf dalam e-mel dan maksudnya .

Apakah amalan terbaik untuk menulis laporan perniagaan profesional? Beritahu kami dalam komen.

Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Adakah Perlu Ditingkatkan ke Windows 11?

Windows telah direka bentuk semula. Tetapi apakah itu cukup untuk meyakinkan anda untuk beralih dari Windows 10 ke Windows 11?

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan
  • Produktiviti
  • Microsoft word
  • Bentuk panjang
  • Panduan Bentuk Panjang
Mengenai Pengarang Saikat Basu(1542 Artikel Diterbitkan)

Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktiviti. Setelah menghilangkan karenah MBA dan kerjaya pemasaran selama sepuluh tahun, dia kini bersemangat untuk membantu orang lain meningkatkan kemahiran bercerita. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan skrin buruk. Tetapi idea Fotografi, Photoshop, dan Produktiviti menenangkan jiwanya.

Lagi Dari Saikat Basu

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan