Home-theater-designers
Mail Merge adalah seperti salah satu rakan lama yang sudah lama anda tidak hubungi. Dipandang rendah dan tidak diendahkan, sehingga anda memerlukannya dengan teruk.
Anda hanya tidak menyedari potensinya sehingga anda telah diberikan tugas menguruskan beberapa ratus jemputan pada saat-saat terakhir. Mungkin, mereka adalah sekumpulan jemputan perkahwinan atau amaran merah kepada kiamat zombie yang akan datang. Atau, ini mungkin sesuatu yang tidak berbahaya - seperti mencetak sekumpulan label alamat dan lencana nama.
Jangan risau. Anda boleh menghantar e-mel besar yang diperibadikan dengan Microsoft Outlook 2016 dalam beberapa minit dengan beberapa klik. Dan selamatkan hari.
Bilakah Anda Harus Menggunakan Gabungan Mel?
Sebelum saya melangkah maju, penggabungan surat digunakan ketika anda ingin membuat beberapa dokumen yang pada dasarnya sama tetapi di mana setiap dokumen mengandungi perincian yang unik. E-mel berkongsi format yang sama dan teks dan grafik yang sama jika ada. Sebagai contoh, jemputan di mana teksnya tetap sama tetapi nama, alamat, atau bit subjeknya unik untuk masing-masing.
Gabungan surat - tidak seperti menghantar e-mel kepada sekumpulan orang - menjadikan setiap penerima mesej sebagai penerima tunggal .
Penggunaan terbaik yang saya dapati setakat ini untuk mereka - gunakan e-mel massa sebagai alat kuasa mencari pekerjaan dengan perincian tersuai untuk setiap majikan.
Ciri penggabungan mel menggunakan dua bahagian:
- The dokumen pemalar utama (di sini: Microsoft Word) tempat anda menulis isi e-mel.
- The sumber data yang boleh diubah (di sini: Kenalan Microsoft Outlook) yang biasanya merupakan alamat dan nama penerima.
Kedua-dua ini 'digabungkan'. Dengan Outlook menjadi sebahagian daripada suite Microsoft Office, seseorang dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim surat secara pukal, masing-masing diperibadikan untuk kenalan yang berbeza. Itu bukan spam, walaupun saya rasa di tangan yang salah, penggabungan surat boleh digunakan untuk mengebom bom dengan e-mel yang tidak diminta.
bagaimana untuk mendapatkan lebih banyak simpanan di mac
Microsoft Office membolehkan anda menggunakan sumber data yang berbeza untuk perincian alamat - misalnya, anda boleh gunakan hamparan Excel atau bahkan pangkalan data Access. Di sini, anda akan menggunakan kenalan Microsoft Outlook anda untuk menghantar e-mel.
Siapkan Kumpulan Kenalan Anda untuk Gabungan Surat
Oleh itu, mari kita susun langkah-langkahnya selepas anda melancarkan Microsoft Outlook.
1. Buka Orang ramai untuk memaparkan senarai kenalan anda.
Pilih kenalan (CTRL + Klik) yang ingin anda masukkan dalam senarai e-mel yang diperibadikan. Untuk mempermudah menguruskan senarai besar, gunakan Susun pilihan yang ada (klik pada anak panah dropdown di sebelah Semua ). Untuk menjadikannya lebih terkawal, anda boleh urutkan mengikut Kategori melalui dropdown yang sama.
Perhatikan: Mel Gabungan tidak bekerjasama dengan senarai pengedaran .
2. Pilih Gabungan Mel dari Pita> Laman Utama> Kumpulan Tindakan .
3. Pada skrin Mail Merge Contacts yang harus anda lihat sekarang, pilih Hanya kenalan terpilih jika e-mel yang diperibadikan dimaksudkan untuk kumpulan kenalan tertentu. Di bawah bahagian Gabungan pilihan di bawah, pilih parameter berikut.
- Jenis dokumen: Surat Bentuk
- Pergi ke: E-mel
- Baris Subjek Mesej: Baris subjek tidak akan berubah untuk semua e-mel.
4. Klik okey dan kemudian Microsoft Word akan dilancarkan untuk anda menyusun pesanan yang diperibadikan.
Tulis Mesej Diperibadikan dalam Microsoft Word
Tab Mailing di Ribbon dipaparkan di depan dan tengah. Di sini, anda ingin memulakan e-mel besar anda dengan garis ucapan yang diperibadikan . Daripada Mel tab di Microsoft Word, pilih Talian Salam .
Seperti yang anda lihat, kotak dialog telah diisi sebelumnya nama Mr. Randall. Ini hanya tempat letak nama untuk senarai kenalan anda. Di bawah itu, anda boleh melihat pratonton nama dari senarai anda. Anda boleh menyesuaikan entri dengan pilihan yang diberikan di sini.
Perhatikan bahawa medan penggabungan berasal dari tajuk lajur dalam senarai mel anda. Jadi, jika terdapat ketidakcocokan, gunakan Padang Padanan untuk memastikan penggabungan tetap tepat. Sekiranya medan yang anda mahukan bertuliskan 'Tidak Sesuai', pilih senarai juntai bawah untuk bidang itu dan kemudian pilih nama lajur yang sepadan dengan lajur itu dalam senarai anda.
Apabila anda mengklik okey dan keluar dari sini, tempat letak untuk baris ucapan (Dear Mr.…) diletakkan di dalam dokumen Word.
Ingat ini: Anda boleh memasukkan maklumat tambahan ke dokumen dengan medan tambahan.
Klik pada Masukkan Medan Gabungan. Data ini mesti ada dalam sumber data asal anda yang dalam hal ini, maklumat Kenalan di Microsoft Outlook. Contohnya termasuk - alamat rumah, telefon rumah, tajuk pekerjaan dan lain-lain. Anda dapat melihat senarai lengkap apabila anda mengklik anak panah dropdown kecil.
Format Ucapan. Untuk memformat garis ucapan dengan cara yang anda mahukan, sorot keseluruhan bidang, termasuk tanda pada setiap hujungnya. Pergi ke Rumah tab dan gunakan tetapan Font. Juga, tetapkan Jarak baris untuk memastikan jarak garis sepadan dengan jarak di seluruh dokumen anda.
Taipkan Mesej Sekarang
Permulaan mesej adalah<>placeholder dan / atau bidang lain yang anda masukkan dengan bantuan medan penggabungan tambahan. Tulis mesej anda. Ingat, ini adalah e-mel secara besar-besaran. Oleh itu, pastikan anda menggunakan semua etika e-mel yang dapat anda kumpulkan.
Apabila isi e-mel selesai, klik Selesai & Gabungkan> Hantar Mesej E-mel .
The Pergi ke E-mel kotak dialog dibuka. Klik okey .
MS Word kemudian melakukan tugas menghantar e-mel secara automatik dalam sekejap. Word menghantar e-mel individu ke setiap alamat. Anda tidak boleh CC atau BCC penerima lain, dan anda tidak dapat menambahkan lampiran ke e-mel.
Anda boleh menyimpan dokumen yang anda gunakan untuk gabungan surat, kerana ia juga menyimpan pautan dengan sumber data iaitu kenalan. Apabila anda membuka dokumen penggabungan mel, pilih Ya apabila Word meminta anda untuk mengekalkan hubungan.
bagaimana menjadikan video sebagai kertas dinding anda
Tambahkan Penjimat Waktu Ini ke Set Alat E-mel Anda
Sebaik sahaja anda memahami, keseluruhan proses hanya memakan masa beberapa minit dari awal hingga akhir. Pada masa yang sama, diperlukan untuk menyusun e-mel untuk satu orang sahaja, kini anda boleh melakukannya untuk kumpulan. Tidak kira seberapa besar kumpulan itu.
Juga, adalah tingkah laku e-mel kumpulan yang baik untuk menggunakan nama penerima sebagai ucapan. Ini memberikan sentuhan yang lebih peribadi kepada e-mel. Sesuatu, e-mel CC-kekurangan sangat kekurangan.
Seterusnya, anda boleh mencuba gabungan surat untuk mencetak surat, label, dan sampul surat. Anda mungkin juga ingin mengetahui kaedah mudah untuk menggabungkan fail Microsoft Outlook PST . Mahu mendapatkan lebih banyak petua Outlook? Maka tiba masanya untuk meneroka ciri-ciri Outlook yang tidak diketahui!
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Cara Mengakses Tahap Buih Buatan Google pada AndroidSekiranya anda perlu memastikan sesuatu berada dalam keadaan darurat, kini anda dapat memperoleh gelembung pada telefon anda dalam beberapa saat.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Petua E-mel
- Hubungi Pengurusan
- Pelanggan E-mel Desktop
- Microsoft Outlook
- Gabungan Mel
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktiviti. Setelah menghilangkan karenah MBA dan kerjaya pemasaran selama sepuluh tahun, dia kini bersemangat untuk membantu orang lain meningkatkan kemahiran bercerita. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan skrin buruk. Tetapi idea Fotografi, Photoshop, dan Produktiviti menenangkan jiwanya.
Lagi Dari Saikat BasuLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan