Home-theater-designers
Mail Merge dapat menjimatkan masa dan usaha anda, jadi pelajari prosesnya dari awal hingga akhir dengan panduan ini.
Hampir semua orang yang biasa dengan Office suite telah mendengar Mail Merge, tetapi ramai yang tidak tahu bagaimana prosesnya dijalankan. Lebih mudah daripada yang anda fikirkan - selagi anda sudah jelas tentang cara menyiapkan dokumen anda terlebih dahulu, dan menggabungkannya di Word.
Setelah anda mula beroperasi, anda akan menggunakan ciri ini untuk membuat semuanya kad indeks yang disesuaikan untuk mel beramai-ramai di tempat kerja anda. Penggabungan Mel hanya menakutkan buat pertama kalinya, dan anda dapat membuktikannya untuk diri anda sendiri dengan melalui panduan ini.
Kami telah menggunakan Office 2016 yang baru untuk panduan ini, tetapi prosesnya berlaku untuk versi Microsoft Word dan Excel yang lebih lama.
Cara Menyiapkan Dokumen Sumber
Mail Merge berfungsi dengan mengisi bidang yang ditentukan pada dokumen dengan data dari sumber lain, biasanya pangkalan data atau hamparan . Langkah pertama menuju Mail Merge yang berjaya adalah menyiapkan dokumen sumber, dan memastikannya diformat dengan cara yang dapat difahami oleh Word.
Memandangkan ini adalah penggunaan teknik yang paling umum, contoh kita akan berpusat pada meletakkan nama dan alamat individu pada surat massa umum. Bidang yang akan kami sertakan adalah Nama, Syarikat, Alamat, Bandar, Negeri dan Poskod - tetapi butiran ini tidak penting, selagi anda mengikuti proses menyeluruh.
Menggunakan Excel
Sekiranya anda menggunakan Excel untuk membina dokumen sumber anda, anda hanya perlu membuat jadual semua maklumat berkaitan yang mungkin disertakan dalam Surat Gabungan ini, atau surat akan datang.
Idea asas di sini adalah untuk membahagikan pelbagai maklumat anda ke dalam ruangan yang berasingan, dan memberikan setiap tajuk yang sesuai. Ini memudahkan memilih dan memilih dari butiran tersebut di kemudian hari, memungkinkan untuk menggunakan dokumen sumber yang sama untuk membuat apa-apa dari lencana ID hingga label alamat.
Seterusnya, pilih semua data anda (termasuk tajuk lajur), arahkan ke Rumusan tab dan pilih Tentukan Nama .
Anda akan diminta untuk nama kumpulan data anda, jadi pilihlah sesuatu yang sesuai. Sekiranya anda cenderung untuk mengawasi beberapa projek Gabungan Surat untuk surat yang berbeza, ada baiknya anda menambahkan sesuatu yang dapat dikenali untuk membezakannya lebih jauh. Setelah selesai, simpan kerja anda dan tutup hamparan.
Menggunakan Perkataan
Anda juga boleh menggunakan fail Word sebagai dokumen sumber anda, tetapi memerlukan sedikit usaha. Anda perlu sediakan jadual untuk memastikan keadaan tetap teratur , jadi pergi ke Masukkan tab, cari Jadual bahagian dan klik menu lungsur. Tentukan ukuran jadual yang diperlukan untuk projek anda, dan kemudian mulailah mengisinya dengan data anda.
lihat pemacu keras mac di tingkap
Tidak perlu terlalu risau tentang pemformatan di sini, kerana dokumen ini semata-mata bertujuan untuk bertindak sebagai fail sumber untuk Gabungan Surat anda. Walau bagaimanapun, ketepatan adalah kunci, jadi pastikan semua data anda telah diletakkan di lajur yang betul dan bertajuk dengan betul. Setelah selesai, simpan dokumen dan tutup untuk sementara waktu.
Memulakan Gabungan Mel Anda
Buka Word dan buat dokumen baru. Menuju ke Mel tab dan klik Mulakan Gabungan Mel dropdown untuk memilih projek yang anda mahukan.
Di sinilah prosesnya mungkin sedikit berbeza, bergantung pada apa yang anda ingin buat. Sekiranya saya membuat label, atau sesuatu yang lain yang mungkin dicetak pada kertas yang tidak standard, saya akan diberi skrin lain yang membolehkan saya menetapkan beberapa pilihan pencetakan tambahan.
apa yang boleh saya buat dengan pencetak 3d
Dalam kes ini, pilih Lalai baki, kecuali jika anda mempunyai alasan untuk melakukan sebaliknya, dan kemudian pilih nombor produk yang sesuai sehingga Word dapat menggunakan templat yang betul.
Mengimport Data Sumber
Dengan asas-asas tersebut, sekarang kita dapat mulai mengimpor maklumat yang kita masukkan ke dalam dokumen sumber pada awal proses. Menuju ke Mel tab sekali lagi, klik pada Pilih Penerima dan pilih Gunakan Senarai Sedia Ada .
Navigasikan ke dokumen sumber anda, sama ada ia dibuat di Word atau Excel - Microsoft Office suite akan berfungsi dengan baik dalam kebanyakan situasi. Sekiranya anda menggunakan spreadsheet, anda akan diminta untuk mengesahkan jadual mana yang anda pilih, dan anda harus memastikan kotak bertanda Data baris pertama mengandungi tajuk lajur ditandakan. Sekarang menuju ke Tulis & Masukkan Medan bahagian dari Mel tab dan klik pada Blok Alamat (atau apa sahaja yang masuk akal untuk projek anda).
Di sini, anda akan dapat memperincikan bidang mana yang dipindahkan dari dokumen sumber anda ke surat akhir anda. Untuk lebih banyak pilihan pada peringkat ini, kita boleh menambahkan nama pertama, tengah dan terakhir penerima kita sebagai lajur individu, yang akan memperluas senarai pilihan yang tersedia di Masukkan nama penerima dalam format ini bidang. Walau bagaimanapun, ini adalah pilihan.
Alat Blok Alamat sangat sesuai untuk sesiapa sahaja yang ingin mempercepat Penggabungan Surat mereka, tetapi jika anda ingin menetapkannya bagaimana dokumen anda dibentangkan , pertimbangkan untuk menggunakan Masukkan Medan Gabungan pilihan di bawah Tulis & Masukkan Medan bahagian untuk meletakkan setiap padang dengan tangan. Setelah memasukkan bidang anda ke dalam dokumen, anda boleh menggunakannya Hasil Pratonton untuk melihat bagaimana ia akan dicetak setelah diisi.
Sekarang adalah masa untuk membuat sebarang perubahan format yang mungkin perlu anda lakukan; menukar fon, menyesuaikan bagaimana setiap bidang akan berada di halaman, dan estetika apa pun yang anda mahu tambah. Setelah selesai, navigasi ke tab Surat sekali lagi dan klik Selesaikan & Gabungkan di bawah Selesai bahagian. Dokumen anda yang lengkap hendaklah siap dan menunggu anda mencetak dan menghantar e-mel.
Untuk sesuatu yang lebih sederhana, lihat pembuat label terbaik yang boleh anda beli.
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 5 Petua untuk Meningkatkan Mesin Linux VirtualBox AndaBosan dengan prestasi buruk yang ditawarkan oleh mesin maya? Inilah yang harus anda lakukan untuk meningkatkan prestasi VirtualBox anda.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Microsoft word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Gabungan Mel
- Microsoft Office 2016
Penulis Inggeris kini berpusat di AS. Cari saya di Twitter melalui @radjonze.
Lagi Dari Brad JonesLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan