Home-theater-designers
Excel adalah sangat berguna program spreadsheet, tetapi tidak ada yang lebih buruk daripada membuat spreadsheet yang sempurna dan mencetaknya hanya untuk melihatnya keluar pada sembilan helai kertas, termasuk satu baris pada yang terakhir. Apa kebaikan spreadsheet yang dihasilkan dengan indah jika kelihatan mengerikan di atas kertas?
Nasib baik, anda boleh mengubah spreadsheet dan tetapan program untuk mendapatkan semuanya dalam satu halaman, dan menjadikan halaman itu kelihatan sebaik mungkin. Sekiranya hamparan anda terlalu besar untuk satu halaman, anda boleh menggunakan tetapan ini untuk menyebarkannya ke sejumlah halaman dengan lebih senang.
Pratonton Sebelum Anda Mencetak
Ini adalah langkah penting - anda dapat mengatasi banyak masalah sebelum mencetak sekiranya anda baru mengetahui tentangnya. Sekiranya anda mencetak dan memeriksa untuk melihat seberapa baik ia berfungsi, anda mungkin akhirnya membuang banyak kertas yang cuba memasukkan baris atau lajur terakhir ke atas kertas.
Bergantung pada versi Excel anda, anda mungkin perlu mengklik Fail> Pratonton Cetakan , Fail> Cetak> Pratonton Cetakan , atau hanya Fail> Cetak untuk melihat seperti apa hamparan anda keluar dari pencetak. Sekiranya kelihatan baik, teruskan dan cetak. Sekiranya tidak, cubalah beberapa strategi yang disenaraikan di bawah!
Gunakan Paparan Tata Letak Halaman
Paparan susun atur halaman akan menunjukkan kepada anda bagaimana dokumen anda akan dicetak semasa anda mengusahakannya. Ini bukan pemandangan yang bagus untuk mengerjakan hamparan anda, tetapi dapat membantu anda membuat penyesuaian untuk memastikan lajur dan baris anda memanfaatkan ruang yang anda miliki sepenuhnya. Untuk mengaktifkan paparan, pergi ke Lihat> Susun atur Halaman .
Sekarang anda akan melihat hamparan anda seperti yang akan dicetak. Melakukan penyesuaian menggunakan alat yang disenaraikan di bawah semasa dalam paparan ini akan memberi anda idea yang lebih baik mengenai apakah mereka telah berfungsi dengan baik atau tidak. (Fungsi yang sama ini terdapat di Word, dan dapat membantu anda buat dokumen yang kelihatan profesional disana juga.)
Tukar Orientasi Halaman
Sekiranya hamparan anda lebih lebar daripada yang tinggi, orientasi mendatar akan membantu anda memasukkannya lebih banyak pada halaman. Hamparan yang lebih tinggi kemungkinan akan mendapat manfaat daripada orientasi menegak. Untuk memilih orientasi mana yang digunakan oleh spreadsheet anda, buka Penyediaan Halaman menu dan pilih Potret atau Landskap di bawah tab Halaman.
cara memadam ios 14 beta
Padam atau Sembunyikan Baris atau Lajur
Dalam spreadsheet yang besar, sering terdapat baris atau lajur yang berlebihan, berisi maklumat lama, atau tidak perlu dicetak dalam situasi tertentu. Baris dan lajur ini menggunakan harta tanah berharga di halaman dan menjadikannya lebih sukar untuk menjadikan hamparan anda sesuai dengan baik.
Sekiranya anda dapat menghapus sebahagian data tersebut, gunakan yang biasa sorot> Edit> Padam urutan untuk menyingkirkan mereka. Sekiranya mereka mengandungi maklumat yang anda fikir mungkin anda perlukan lagi beberapa saat kemudian, anda boleh menyembunyikannya dengan mengklik kanan pada tajuk baris atau lajur dan memilih Sembunyikan . Untuk melihat data sekali lagi, sorot baris atau lajur di kedua sisi data tersembunyi, klik kanan pada label, dan pilih Bersembunyi .
Gunakan Pecahan Halaman
Sama seperti dalam program pemprosesan kata kegemaran anda, anda boleh memasukkan jeda halaman untuk memastikan bahawa hamparan anda dibahagi antara beberapa halaman di mana anda mahu, dan bukannya di mana Excel memutuskan bahawa ia sesuai. Hanya gunakan Masukkan> Cuti Halaman untuk memberitahu Excel di mana untuk memisahkan dokumen anda.
Tukar Kawasan Cetakan
Sekiranya spreadsheet anda mempunyai sejumlah besar data dan anda hanya perlu mencetak sebahagian daripadanya, anda boleh mencetak hanya sebahagian dari spreadsheet yang anda pilih. Pilih sel yang anda mahu cetak dan klik Cetak . Tukar Cetak Apa: pilihan untuk Pemilihan , dan pratonton akan dikemas kini hanya berisi data yang telah anda pilih.
Sekiranya anda cenderung untuk mencetak pilihan yang sama secara berkala, anda dapat menetapkan kawasan cetak tetap yang merangkumi bahagian tersebut sehingga anda tidak perlu memilihnya setiap kali. Untuk melakukan ini, pilih kawasan yang sering anda cetak, kemudian pergi ke Fail> Kawasan Cetakan> Tetapkan Kawasan Cetakan . Kini pilihan ini akan menjadi kawasan cetak standard untuk spreadsheet anda. Untuk menghilangkan tetapan itu, gunakan Fail> Kawasan Cetakan> Kosongkan Kawasan Cetakan .
Tukar Margin Halaman
Sekiranya anda memerlukan sedikit ruang lagi untuk memuatkan hamparan anda di halaman, menambahkan sedikit ruang tambahan ke pinggir halaman dapat menyelesaikan masalah anda. Anda boleh mengakses dialog Penyediaan Halaman dari Fail> Penyediaan Halaman atau dengan butang Penyediaan Halaman dalam dialog cetak. Tambahkan pecahan satu inci pada setiap margin dan periksa pratonton cetakan sekali lagi.
Sangat mudah untuk melampaui batas dengan menambahkan ruang di pinggir untuk memuat sebanyak mungkin pada halaman. Walau bagaimanapun, ingat bahawa teks yang berjalan hingga ke tepi sehelai kertas bukan sahaja secara estetik tidak menyenangkan, tetapi juga sukar dibaca. Berhati-hati dengan yang ini!
Balut Teks dan Ubah saiz Lajur
Excel biasanya digunakan untuk data berangka, tetapi juga sangat berguna untuk teks. Sekiranya anda mempunyai banyak teks di dalam sel anda, teks tersebut dapat meregangkan hamparan anda dan menyukarkannya pada satu halaman, atau bahkan di beberapa halaman; anda mungkin berakhir dengan skema percetakan pelik yang menjadikan dokumen anda kelihatan seperti ini:
Sebilangan teks dipotong, dan sel yang tidak dipotong berjalan terlalu jauh ke kanan. Untuk membatasi lebar spreadsheet anda ke lebar satu halaman, anda dapat membatasi lebar lajur anda dan menggunakan pembungkus teks untuk memastikan bahawa anda tidak kehilangan data yang ingin dicetak. Pertama, pergi ke Format> Sel> Penjajaran dan pastikan Balut Teks diaktifkan.
Sekarang, apabila teks dalam sel lebih lebar daripada lebar lajur, teks akan dibungkus ke baris berikutnya. Dari sini, anda boleh menyesuaikan lebar lajur anda dengan menyeret tepi baris atau tajuk lajur untuk mengubah saiznya.
Anda juga boleh mengklik dua kali pada label baris atau lajur untuk membuatnya secara automatik selebar yang diperlukan, seperti yang ditunjukkan dalam video di bawah. Untuk memastikan bahawa lajur anda sesuai pada halaman seperti yang anda mahukan, gunakan paparan susun atur halaman yang disebutkan di atas.
Skala Hamparan Anda
Sekiranya tidak ada yang lain yang berjaya, anda dapat menskalakan spreadsheet anda sehingga sesuai dengan satu halaman (atau sejumlah halaman). Dalam Penyediaan Halaman , klik butang radio di sebelah Sesuai untuk: dan pilih bilangan halaman yang anda mahu cetak spreadsheet anda. Memilih sebilangan kecil halaman 'lebar' akan menskalakan dokumen secara mendatar, dan memilih sebilangan kecil halaman 'tinggi' akan menskalakannya secara menegak. Anda juga boleh memilih skala peratusan.
Menggunakan pilihan penskalaan dapat membantu mengehadkan ukuran dokumen anda ketika diletakkan di atas kertas, tetapi juga dapat menjadikan teks anda sangat kecil dan sukar dibaca. Periksa pratonton dan pastikan bahawa anda tidak membuat skala sejauh ini sehingga mustahil untuk membaca data anda. Penskalaan sangat berguna semasa anda mencetak Carta Excel , juga.
Menjadikan Cetakan Anda Lebih Mudah Dibaca
Setelah berjaya mendapatkan hamparan anda pada sejumlah halaman yang dapat diterima, melangkah lebih jauh dan membuatnya semudah mungkin dibaca. Dengan mengubah beberapa tetapan cetakan lain, anda dapat mengoptimumkan rupa cetakan anda. Inilah pasangan yang mesti anda ketahui.
Mencetak Garis Garis dan Tajuk Baris atau Lajur
Di dalam Penyediaan Halaman menu (diakses melalui dialog cetak atau Fail> Penyediaan Halaman ), klik pada tab Lembaran dan pilih Garis garis di bawah Cetak bahagian. Anda juga boleh memilih Tajuk baris dan lajur untuk menambahkan label ini pada cetakan anda.
Menambah Maklumat Header dan Footer
Excel secara automatik dapat menambahkan maklumat berguna pada tajuk dan bahagian bawah dokumen anda untuk memudahkan pembacaan. Di dalam Penyediaan Halaman menu, klik pada Header / Footer tab dan gunakan menu lungsur untuk menambahkan maklumat seperti nombor halaman, nama fail, dan nama pengarang ke tajuk atau pengaki. Sekiranya hamparan anda betul-betul panjang, maklumat ini dapat membantu menyusun halaman dengan lebih mudah.
Anda juga boleh menambahkan teks tersuai dengan mengklik Sesuaikan Header atau Sesuaikan Footer .
Jangan Selesaikan Spreadsheet yang Tidak Bercetak Dengan Baik
Menjadi kekecewaan apabila membuat spreadsheet anda kelihatan baik semasa anda mencetaknya - terutamanya jika anda harus mendapatkannya di satu halaman. Tetapi dengan sedikit perubahan pada tetapan dan format dokumen anda, anda dapat menghasilkan cetakan yang bagus! Jangan lupa untuk mengetahui petua lain untuk kejayaan Excel di pejabat semasa anda juga melakukannya.
Ada petua lain untuk mencetak hamparan dari Excel? Kongsikan di bawah!
Kredit Gambar: ahli perniagaan dengan tanda tanya oleh Dooder melalui Shutterstock
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Adakah Baik untuk Memasang Windows 11 pada PC yang tidak serasi?Anda kini boleh memasang Windows 11 pada PC lama dengan fail ISO rasmi ... tetapi adakah idea yang baik untuk melakukannya?
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Percetakan
- Microsoft Excel
Dann adalah strategi kandungan dan perunding pemasaran yang membantu syarikat menghasilkan permintaan dan petunjuk. Dia juga menulis blog mengenai strategi dan pemasaran konten di dannalbright.com.
Lagi Dari Dann AlbrightLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan