Home-theater-designers
Ketergantungan yang berlebihan pada kertas di pejabat merosakkan persekitaran. Selain itu, mendapatkan dokumen pejabat yang sensitif boleh menjadi masalah. Akibatnya, fail-fail kritikal misi dapat didedahkan kepada siapa saja, termasuk pengunjung rawak.
Dengan membuang kertas dari pejabat, anda dapat mengelakkan semua risiko tersebut. Berikut adalah beberapa aplikasi dan petua dalam talian yang boleh anda gunakan untuk menjadikan pejabat anda tanpa kertas.
1. Alat Pengurusan Pelawat
Tukar dari buku log pelawat berasaskan kertas ke sistem pengurusan pelawat dalam talian. Alat pengurusan pelawat yang inovatif dan mantap dapat menguruskan keseluruhan proses menguruskan pelawat pejabat.
Laluan lobi membolehkan anda mengawasi semua pengunjung sambil mengambil gambar dan mencetak lencana pada masa yang sama. Ia juga dilengkapi dengan ciri-ciri seperti memberitahu tuan rumah, menguruskan pemindahan kecemasan, dan memberi amaran kepada anggota keselamatan.
Proxyclick adalah penyelesaian berasaskan awan yang membantu anda mengawal aliran orang. Alat ini dapat disesuaikan dan mengikuti pendekatan bersepadu untuk memastikan meja depan cekap dan data sensitif selamat.
2. Aplikasi Perakaunan
Menguruskan perakaunan pejabat anda di atas kertas boleh menjadi sibuk, memakan masa, dan membingungkan juga. Dengan bantuan aplikasi perakaunan, anda dapat membuat proses tanpa kertas, cepat dan mudah.
Perakaunan Sage adalah aplikasi perakaunan yang boleh anda gunakan walaupun tanpa latar belakang dalam perakaunan. Setelah anda menghubungkannya dengan akaun bank anda, aliran transaksi menjadi lancar. Anda boleh menjejaki penjualan, pembelian, dan aliran tunai melalui ciri pelaporan yang mudah.
Buku Pantas adalah alat perakaunan dalam talian lain yang membolehkan anda mengendalikan penilaian sendiri PPN, cukai, dan gaji pekerja. QuickBooks POS adalah edisi lanjutan yang membolehkan pemilik perniagaan kecil menjalankan kaunter runcit tanpa kertas.
3. Aplikasi Pengurusan Projek
Sekiranya anda merancang untuk menggunakan kertas semasa fasa pengurusan projek, anda boleh menelan belanja besar. Untuk memastikan semua ahli pasukan berada di halaman yang sama, anda perlu mencetak banyak salinan fail yang sama. Namun, anda dapat mengelakkan perbelanjaan tersebut dan menjadi mesra alam dengan menggunakan alat pengurusan tugas atau projek.
Alat pengurusan projek Asana mempunyai antara muka pengguna yang intuitif yang boleh digunakan oleh sesiapa sahaja untuk menetapkan dan mengesan tugas. Aplikasi ini membantu anda dengan perkongsian fail masa nyata, komen tugas, dan penghasilan laporan digital.
KlikUp adalah alat pengurusan projek lain yang membolehkan anda mengintegrasikan banyak aplikasi pihak ketiga. Ia juga menawarkan paparan beban kerja yang membantu anda mengesan beban kerja sumber individu.
Berkaitan: Apa itu ClickUp? Ciri Pengurusan Projek Terbaik
4. Alat Yang Perlu Dilakukan
Adakah anda masih membuang nota melekit untuk menuliskan tugas anda? Anda harus menyingkirkannya dan memilih aplikasi senarai perkara yang harus dilakukan.
Todoist membolehkan anda menyenaraikan semua tugas dengan teratur. Ini juga membolehkan anda menambahkan bahagian dan subtugas untuk mengkategorikan tugas anda. Anda juga boleh menambahkan tahap keutamaan dan tag kegemaran dalam aplikasi ini.
Apa-apa.do membolehkan anda mengakses senarai tugasan anda dari mana sahaja di mana-mana peranti. Ini juga akan mengingatkan anda untuk melakukan tugas penting pada waktu yang ditentukan.
5. Aplikasi Mengambil Catatan
Sebaik sahaja anda membuat proses membuat nota tanpa kertas, anda dapat menjimatkan kos buku nota dan pen. Selain itu, anda tidak perlu meluangkan masa untuk mencari notepad di meja yang berantakan sebelum mesyuarat.
Dengan aplikasi mencatat seperti Evernote , anda dapat menyimpan semua maklumat penting yang dapat diakses di semua peranti, berkat ciri penyegerakan dalam taliannya. Anda juga dapat memperibadikan format nota dan menambahkan gambar, fail audio, dan dokumen sesuai pilihan anda.
Ringkas membolehkan anda menambah, melihat, mengedit, dan menerbitkan nota dalam format Markdown. Anda dan pasukan anda dapat berkongsi sebarang nota dalam kumpulan untuk kerja dan idea bersama.
6. Alat Pengimbasan Dokumen
Sekiranya anda telah memutuskan untuk tidak menggunakan kertas, membuat salinan digital dari dokumen kertas yang ada semestinya ada dalam strategi anda.
Gunakan Imbasan Adobe pada telefon pintar anda untuk menukar dokumen berasaskan kertas menjadi fail PDF. Aplikasi ini juga membantu anda mengurus dimensi fail selain menawarkan ciri seperti pemangkasan, putaran, anotasi, tanda, dan penyuntingan warna.
ABBYY FineReader PDF adalah pengimbas dokumen lanjutan yang menyokong lebih daripada 190 bahasa dan menyimpannya dalam 12 format fail yang berbeza. Selain mengimbas teks bercetak dan tulisan tangan, ini membolehkan anda menambahkan komen dan tandatangan.
7. Aplikasi Berkongsi dan Keselamatan Fail
Sudah berlalu ketika anda harus membuat salinan cetak laporan anda dan menyebarkannya kepada para penerima. Dengan menggunakan aplikasi perkongsian fail dalam talian, anda boleh menyimpan fail di awan dan berkongsi akses dengan penerima yang layak sahaja.
Kotak membolehkan anda menyimpan dan berkongsi fail dan dokumen di awan, mematuhi kepatuhan industri dan kebijakan privasi data. Ini menjadikan kerjasama antara ahli pasukan berjalan lancar.
Anda juga boleh menggunakan Google Drive untuk menyimpan fail pejabat dengan selamat dan membaginya hanya dengan penerima yang dimaksudkan. Selain itu, alat ini membolehkan anda mengatur fail menggunakan folder yang berbeza.
8. Aplikasi Kalendar
Aplikasi kalendar telah menjadi bahagian kehidupan profesional yang tidak dapat dipisahkan. Segala macam perniagaan boleh mendapat keuntungan dengan menggunakan aplikasi kalendar daripada mencatat janji temu dalam buku harian berasaskan kertas.
Secara kalendar adalah aplikasi penjadualan janji dalam talian di mana anda boleh menjadualkan perjumpaan anda secara profesional dan cekap. Anda boleh mengautomatikkan proses peringatan dan tindak lanjut dengan aplikasi ini.
Kalendar Google adalah kalendar dalam talian yang popular di mana anda boleh mewarnakan entri kalendar untuk mengatur acara kalendar. Alat bantu cadangannya akan mengisi entri secara automatik untuk menjimatkan masa anda. Anda boleh mengedit jadual perjumpaan dalam talian dengan mudah dalam kalendar dalam talian ini.
Berkaitan: Petua untuk Menghindari Penundaan dan Memenuhi Tarikh Akhir
9. Perjanjian Digital dan Alat E-Tandatangan
Sekarang adalah masa untuk membuang dokumen undang-undang yang dicetak. Pindah ke dunia perjanjian digital dan e-tandatangan untuk menjimatkan kertas dan meningkatkan kecekapan kerja pasukan anda.
Mencadangkan adalah platform dalam talian yang membolehkan anda membuat, mengesan, menghantar, dan menandatangani semua jenis kontrak, cadangan, dan perjanjian. Anda boleh menggunakan templat cadangan yang telah dirancang dari pustaka kandungan aplikasi ini.
PandaDoc membolehkan anda menyelaraskan pengurusan perjanjian anda dengan membuat, menyunting, dan menandatangani dokumen dengan mudah. Ia menawarkan perkhidmatan seperti cadangan, sebut harga, kontrak, dan borang - semuanya dalam format digital tanpa kertas.
10. Aplikasi Faks Dalam Talian
Walaupun anda merancang untuk membuang semua faks, mungkin tidak mungkin dilakukan sekiranya pelanggan bersikeras menggunakannya. Namun, aplikasi faks dalam talian dapat membantu anda mengeluarkan kertas dari faks. Aplikasi ini akan mengalihkan faks ke komputer, telefon pintar, atau peranti lain pilihan anda. Oleh itu, anda juga dapat mengautomasikan faks dan menyimpan ribuan helai kertas setiap tahun.
RingCentral adalah perisian faks dalam talian yang membolehkan anda mengurus faks masuk dan keluar dalam talian sambil menawarkan penjimatan yang besar. Anda juga boleh menggunakan HelloSign untuk menghantar dan menerima faks sambil mengekalkan kerahsiaan dan keselamatan.
Pergi Hijau dengan Mengganti Kertas Dengan Alat Dalam Talian
Anda sekarang dapat menarik gambaran yang jelas di dalam fikiran anda untuk merancang untuk pergi tanpa kertas di pejabat atau rumah, di mana sahaja anda bekerja. Tidak memerlukan masa yang lama untuk melaksanakan dasar tempat kerja tanpa kertas semasa aplikasi dalam talian di atas tersedia untuk anda.
cara vektorisasi logo dalam ilustrator
Menghilangkan kertas adalah salah satu daripada banyak cara untuk merosakkan ruang kerja dan meningkatkan produktiviti.
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 10 Cara Meningkatkan Produktiviti dengan Menurunkan Stesen Kerja AndaKetahui bagaimana stesen kerja tanpa kekacauan membantu anda bekerja dengan penuh perhatian dan menyelesaikan tugas tepat pada waktunya.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Alat Dalam Talian
- Dokumen Digital
- Perisian Organisasi
Tamal adalah penulis bebas di MakeUseOf. Setelah memperoleh pengalaman besar dalam proses teknologi, kewangan, dan perniagaan dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah syarikat perundingan IT, dia mengadopsi tulisan sebagai profesion sepenuh masa 3 tahun yang lalu. Walaupun tidak menulis mengenai produktiviti dan berita teknologi terkini, dia suka bermain Splinter Cell dan menonton Netflix / Prime Video.
Lagi Dari Tamal DasLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan