Bagaimana Melakukan Gabungan Mel di Word

Bagaimana Melakukan Gabungan Mel di Word

Dengan menggunakan gabungan surat, anda boleh memperibadikan e-mel dan surat pukal dengan menggunakan ruang letak. Yang anda perlukan hanyalah pangkalan data kenalan dan templat untuk e-mel atau surat kepada mereka.





Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara membuat gabungan surat Microsoft Word menggunakan pangkalan data Excel. Langkahnya diambil dari Microsoft Word dan Excel 2016, tetapi prosesnya sama untuk semua edisi.



Cara Mel Gabungan Mel Dari Excel

Gabungan mel menggunakan sumber data dari pangkalan data dan meletakkannya di tempat letak masing-masing untuk memperibadikan e-mel pukal anda. Pangkalan data ini boleh jadi dari senarai yang disebutkan di bawah:





1. Buka anda Microsoft Excel hamparan.

2. Buat senarai kenalan manual di Perkataan semasa menggunakan gabungan surat.



3. Pilih data kenalan dari aplikasi Microsoft Outlook.

Anda mempunyai dua set pilihan untuk dipilih:



cara membersihkan tingkap ram 10
  • Kenalan Gmail dalam fail yang serasi.
  • Pelayan Microsoft SQL.

Pangkalan data buku kerja Microsoft Excel sangat disukai apabila anda perlu menggunakan gabungan surat di Word. Untuk penggabungan surat, anda akan menggunakan Excel untuk membuat pangkalan data yang akan digunakan Word di kemudian hari.

Sekiranya anda tidak mempunyai fail Excel dengan maklumat hubungan, anda boleh menggunakannya contoh fail Excel untuk tujuan percubaan .



Untuk mengelakkan ketidakkonsistenan dalam e-mel atau surat pukal anda, anda perlu mengubah fail Excel seperti yang disebutkan di bawah:

  1. Baris pertama hanya mempunyai tajuk lajur bermula dari sel A1 . Word akan menggunakan tajuk lajur ini sebagai Gabungan Medan apabila anda menggunakan gabungan surat Microsoft Word.
  2. Anda harus mengedit tajuk lajur agar sesuai dengan nama tempat letak yang akan anda gunakan dalam dokumen templat e-mel atau surat.
  3. Anda perlu memastikan bahawa fail hamparan mengandungi data hubungan sebagai satu corak rekod setiap baris. Sebagai contoh, dalam tutorial semasa, setiap butiran hubungan pelanggan yang ada James Butt boleh diakses antara sel A2 dan J2 .
  4. Data berangka untuk sebarang kenalan, seperti kod ZIP, peratusan diskaun, jarak tempuh, mata wang, dan lain-lain, harus dalam format nombor yang sesuai.
  5. Untuk membuat perubahan, pilih sel atau rangkaian sel yang mengandungi angka.
  6. Di dalam Tab rumah , Di antara Riben , klik anak panah lungsur selain itu umum .
  7. Lakukan semua penambahan sebelum menghubungkan dokumen gabungan surat Word ke fail pangkalan data Excel. Setelah anda membuat semua perubahan, berjimat fail Excel.
  8. Fail pangkalan data Excel kenalan anda harus ada di simpanan tempatan komputer anda.
  9. Pastikan semua data ada di helaian pertama buku kerja Excel.

Bagaimana Melakukan Gabungan Mel di Word

Setelah membuat pangkalan data di Excel, anda perlu membuka templat e-mel atau surat yang ingin anda hantar kepada banyak penerima. Ikuti langkah-langkah seperti yang dinyatakan di bawah:

1. Pada Riben , Klik pada Tab surat .

2. Di Mulakan kumpulan Mail Merge , anda perlu mengklik Mulakan Gabungan Mel .

3. Anda akan melihat enam jenis dokumen gabungan surat. Klik pada Surat atau Mesej E-mel .

Berkaitan: Cara Mencetak Label dengan Gabungan Mel di Microsoft Word dan Excel

4. Pada Mulakan Gabungan Mel kumpulan, klik pada Pilih Penerima . Anda akan melihat pilihan seperti Ketikkan Senarai Baru, Gunakan Senarai Yang Ada, dan Pilih dari Kenalan Outlook.

5. Anda boleh memilih salah satu daripada tiga pilihan di atas bergantung pada bagaimana anda ingin memautkan senarai kenalan dengan huruf templat. Dalam tutorial ini, mari kita pilih Gunakan Senarai Yang Ada untuk memanfaatkan pangkalan data Excel yang anda buat atau muat turun lebih awal.

6. Pada Pilih Sumber Data kotak dialog, cari folder di mana fail pangkalan data Excel tersedia. Sebaik sahaja anda menjumpai fail, pilih dan kemudian klik Buka untuk memuatkan pangkalan data ke gabungan surat Word.

cara menjadikan windows 10 anda lebih pantas

7. Anda akan melihat Pilih Jadual kotak dialog. Keluar kotak dengan mengklik okey tanpa membuat perubahan dalam kotak dialog.

8. Itu Hebat! Anda berjaya menghubungkan data sumber dengan program gabungan surat Word.

9. Word akan memadankan tajuk lajur pangkalan data secara automatik dengan item medan gabungan. Untuk memastikan pemadanan yang sesuai, pergi ke Kumpulan Tulis & Masukkan Medan pada Tab surat daripada Riben dan kemudian klik pada Padang Padanan .

10. Padang Padanan kotak dialog akan muncul. Di lajur sebelah kiri, anda akan melihat item medan gabungan. Di sebelah kanan, anda akan menemui data yang sepadan dari pangkalan data Excel yang dipautkan.

11. Akan sama jika anda menggunakan data sumber lain seperti kenalan Outlook atau kenalan yang dieksport dari Gmail. Pastikan tidak ada ketidakcocokan dengan menatal senarai. Klik pada okey untuk menutup.

12. Pada huruf templat anda, letakkan kursor di depan huruf pertama dan tekan Masukkan beberapa kali untuk membuat sedikit ruang di atas badan huruf.

13. Letakkan kursor di bahagian atas dokumen dan kemudian klik Blok Alamat di dalam Kumpulan Tulis & Masukkan Medan pada Tab surat daripada Riben .

14. Di sebelah kiri Masukkan Blok Alamat kotak dialog, anda boleh memilih nama, nama syarikat, alamat, negara, dll., pilihan format. Di sebelah kanan, anda akan melihat pratonton blok alamat.

15. Anda boleh menggunakan Padang Padanan pilihan untuk membetulkan sebarang ketidaksesuaian data input. Klik okey untuk menambah Sekatan Alamat dalam chevron.

16. Seterusnya, klik Talian Salam di dalam Tulis & Masukkan Medan kumpulan selepas Sekatan Alamat , memberikan jarak garis.

17. The Masukkan Talian Ucapan kotak dialog akan muncul. Anda mungkin membuat perubahan mengikut keinginan anda dan kemudian klik okey . The Salam sejahtera dalam chevron akan muncul dalam surat itu.

18. Anda boleh klik pada Hasil Pratonton arahan pada Riben untuk melihat bagaimana surat itu kelihatan.

19. Anda juga boleh menambah medan penggabungan tersendiri selain Sekatan Alamat dan Salam sejahtera . Katakan anda mahu menambah Membuat dan Model Kenderaan dalam badan surat.

20. Untuk melakukannya, buka fail pangkalan data Excel yang dipautkan ke gabungan surat dan tambahkan Membuat dan Model Kenderaan tajuk lajur. Masukkan butiran kenderaan dan berjimat fail Excel.

21. Sekarang, pergi ke dokumen Word gabungan surat dan ulangi langkah keempat , lima , dan enam .

22. Sekarang, pilih mana-mana perkataan atau beberapa perkataan dalam badan huruf dan kemudian klik Masukkan Medan Gabungan pada Kumpulan Tulis & Masukkan Medan .

23. Pada Masukkan Medan Gabungan kotak, pilih Medan Pangkalan Data , dan kemudian pilih Membuat dan Model Kenderaan . Klik pada Masukkan untuk menambah medan penggabungan tersuai.

24. Ini adalah bagaimana anda dapat menambahkan sebilangan tempat letak berubah seperti yang anda mahu untuk menyesuaikan setiap surat atau e-mel yang anda hantar. Gabungan surat Microsoft Word secara automatik akan memadankan data dengan nama penerima.

25. Pada Riben , Klik pada Selesaikan & Gabungkan perintah dan kemudian pilih Cetak Dokumen atau Hantar Mesej E-mel . Anda juga boleh mengklik Edit Dokumen Individu untuk membaca semula e-mel atau surat anda sebelum menghantarnya.

Gunakan Mail Merge untuk Meningkatkan Produktiviti E-mel

Sekarang anda tahu bagaimana melakukan penggabungan mel menggunakan Microsoft Word dan Excel. Gunakan penggabungan e-mel untuk menghantar e-mel yang disesuaikan dengan lebih cepat dan buat hubungan baik dengan kenalan profesional atau peribadi anda. Terus menggunakan Word untuk menjadikan kehidupan profesional dan peribadi anda lebih mudah daripada sebelumnya.

wifi tidak mempunyai konfigurasi ip 2018 yang sah
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 10 Ciri Tersembunyi Microsoft Word yang Akan Membuat Hidup Anda Lebih Mudah

Microsoft Word tidak akan menjadi alat tanpa ciri produktifnya. Berikut adalah beberapa ciri yang dapat membantu anda setiap hari.

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan
  • Produktiviti
  • Petua E-mel
  • Petua Hamparan
  • Microsoft word
  • Microsoft Excel
  • Gabungan Mel
  • Petua Microsoft Office
Mengenai Pengarang Tamal Das(100 Artikel Diterbitkan)

Tamal adalah penulis bebas di MakeUseOf. Setelah memperoleh pengalaman besar dalam proses teknologi, kewangan, dan perniagaan dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah syarikat perundingan IT, dia mengadopsi tulisan sebagai profesion sepenuh masa 3 tahun yang lalu. Walaupun tidak menulis mengenai produktiviti dan berita teknologi terkini, dia suka bermain Splinter Cell dan menonton Netflix / Prime Video.

Lagi Dari Tamal Das

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan