Home-theater-designers
Excel adalah alat yang sangat baik untuk memproses data, tetapi mempunyai batasannya. Apabila anda mempunyai rumus yang terlalu rumit, atau jika komputer anda rosak semasa membuka fail Excel, mungkin anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan format fail yang berbeza.
Oleh itu, apakah kes penggunaan yang anda harus mempertimbangkan perisian yang berbeza? Berikut adalah beberapa situasi di mana anda harus menggunakan aplikasi lain.
1. Pangkalan Data Besar-besaran
Sekiranya anda tidak mahir menggunakan komputer, anda mungkin berfikir bahawa Excel (atau Helaian Google) adalah satu-satunya cara untuk menyimpan data. Bagaimanapun, versi terbaru Excel mempunyai 16.384 lajur dan 1.048.576 baris, berjumlah 17.179.869.184 sel.
Walaupun ini banyak maklumat, anda harus sedar bahawa komputer anda akan memuat semuanya sekaligus. Oleh itu, jika anda menggunakan banyak sel, anda boleh mengharapkan PC anda berjalan dengan perlahan. Mempunyai seratus, atau bahkan seribu, baris tidak akan menjadi masalah.
Namun, jika anda terus mengumpulkan data selama bertahun-tahun, atau jika anda mempunyai banyak pengguna yang menambahkan maklumat pada satu fail, komputer yang kuat sekalipun akan berusaha untuk memuatnya. Ini kerana Microsoft memuat semua data ketika membuka fail.
Walaupun ini berguna untuk menganalisis data jangka pendek, ia menghabiskan kuasa pengkomputeran jika anda hanya perlu menganalisis maklumat tertentu. Contohnya, jika anda memerlukan alamat e-mel pelanggan, anda tidak perlu memuatkan sisa pangkalan data pelanggan anda.
Alternatif yang baik untuk menyimpan data adalah dengan menggunakan perisian atau perkhidmatan pangkalan data khusus. Mereka menawarkan ciri yang sama seperti Excel, seperti analisis data, tetapi dengan lebih banyak fungsi. Anda boleh menggunakan Microsoft Access jika anda peminat Microsoft Suite. Alternatif lain termasuk LibreOffice Base dan lain lain.
2. Analisis Data Kompleks
Microsoft Excel mempunyai sebilangan besar formula yang tersedia. Ia menawarkan rumus jumlah termudah untuk fungsi rumit seperti nilai kini bersih (mengira nilai wang masa) dan ramalan (digunakan untuk mengira nilai masa depan).
menyalin muzik dari ipod ke komputer
Walau bagaimanapun, jika anda mendapati banyak fungsi rumit, sudah tiba masanya anda mempertimbangkan penyelesaian lain. Excel adalah alat yang sangat baik jika pemboleh ubah formula anda semua berdasarkan data mentah. Tetapi jika anda mendapati fungsi anda berdasarkan sel yang merupakan formula sendiri, pertimbangkan untuk menggunakan perisian analisis khusus.
Sekiranya spreadsheet anda bergantung pada pelbagai formula, lapisan kerumitan yang ditambahkan bermaksud mudah untuk kesalahan tidak dapat dikesan. Dan walaupun anda menemui kesilapan, tidak mudah untuk mengesannya jika formula anda panjangnya tiga baris.
Daripada menggunakan Excel untuk senario yang rumit, cuba pelajari bahasa pengaturcaraan seperti Python. Ia mudah difahami, dan ada beberapa sumber percuma untuk memulakan anda di atasnya. Dan jika anda tidak cenderung untuk belajar pengaturcaraan, anda juga boleh menggunakan alat analisis data khusus yang jauh lebih mudah digunakan.
komputer riba tidak akan tersambung ke wifi
3. Pengurusan Projek
Sebelum munculnya alat pengurusan projek khusus seperti Asana dan Trello, banyak profesional menggunakan Microsoft Excel. Lagipun, senang disediakan. Malah ada templat yang boleh anda muat turun untuk membantu anda memulakannya.
Tetapi sebaik sahaja pasukan anda berkembang — atau anda mula mendapat lebih banyak projek — perkara menjadi rumit. Kecuali anda menggunakan versi dalam talian Excel, pasukan anda tidak dapat menggunakan fail pengurusan projek anda secara serentak. Dan apabila anda menambahkan lebih banyak tugas dan subtugas, anda mungkin mempunyai terlalu banyak maklumat dalam satu helaian.
Selain itu, kerana lebih banyak orang mempunyai akses ke fail, ada peluang lebih besar untuk penggabungan yang tidak disengajakan. Mereka mungkin secara tidak sengaja mengubah formula atau bahkan menghapus maklumat penting. Membuat dan menetapkan kebergantungan projek juga boleh membingungkan.
Itulah sebabnya lebih baik mendapatkan aplikasi pengurusan tugas khusus untuk menguruskan pasukan anda. Aplikasi yang dibuat dengan tujuan akan membolehkan anda dan pasukan anda mendapatkan pandangan yang jelas tentang semua perkara yang perlu dilakukan. Anda bahkan boleh memberikan tugas kepada ahli tertentu sehingga tidak ada yang terlepas pandang.
Dan jika anda mempunyai anggaran, anda boleh mendapatkan alat pengurusan projek percuma dalam talian. Kini anda dapat membuat semua orang berada di halaman yang sama tanpa perlu mengeluarkan sedikit pun.
4. Bentuk
Kerana ketersediaannya yang mudah, Excel sering digunakan sebagai bentuk. Terdapat banyak keadaan di mana acara dan perjumpaan menggunakan komputer riba dan fail Excel untuk pendaftaran tetamu.
Menggunakan Excel (atau spreadsheet apa pun) sebagai borang adalah mudah kerana penganjur dapat menganalisis data mereka secara langsung. Walau bagaimanapun, ini dilengkapi dengan beberapa kelemahan.
- Pertama, anda tidak akan mempunyai kawalan terhadap input data. Sesiapa sahaja boleh memasukkan maklumat yang salah, dan anda tidak akan menjadi lebih bijak. Tidak ada penyeragaman data. Seseorang boleh menaip di New York, sementara yang lain akan menulis NY. Ini bermasalah semasa analisis data.
- Kedua, jika anda mempunyai banyak laman pendaftaran, anda akan mempunyai set data yang berasingan yang memerlukan penyatuan. Ini memerlukan masa dan dapat memperkenalkan kesalahan dalam data anda. Ini juga dapat menyebabkan pertindihan usaha kerana pengguna dapat memasukkan data mereka dua kali.
- Ketiga, tidak ada privasi data. Sekiranya anda menggunakan spreadsheet, sesiapa sahaja boleh menatal entri dan mengumpulkan data. Mereka bahkan dapat mengubah maklumat yang ada, yang akan membelokkan data anda. Sekiranya kebocoran data berlaku melalui pendaftaran Excel anda, anda boleh dipertanggungjawabkan.
- Terakhir, jika anda akan menggunakan Excel untuk pendaftaran dalam talian, ini tidak sesuai untuk pangkalan data yang besar, seperti yang telah dinyatakan.
5. Analisis Data Kewangan
Semasa anda menggunakan Excel untuk mengesan data kewangan, kemungkinan anda harus memaut ke pelbagai sumber. Sumber-sumber ini boleh menjadi fail Excel lain, pangkalan data dalam talian, dan juga laman web kewangan. Namun, ketika Anda menambahkannya, kemungkinan untuk memperkenalkan kesalahan, atau mendapatkan maklumat yang lama, meningkat.
Bahkan ada kejadian di J.P. Morgan pada tahun 2012, di mana formula secara tidak sengaja menggunakan jumlah harga dan bukannya rata-rata mereka ketika mengira risiko. Ini, pada gilirannya, memberikan hasil kira-kira dua magnitud lebih rendah daripada nilai sebenar dan menyebabkan bank kehilangan $ 6 bilion dalam perdagangan.
mengapa tidak memuatkan netflix saya
Walaupun masalah lain terlibat, formula yang ditulis dengan salah ini adalah sebahagian daripada kesilapan yang menyebabkan kerugian besar ini.
Gunakan Perisian Dedikasi
Microsoft Excel adalah hamparan yang sangat baik. Ia bagus untuk set data kecil atau jika anda mencubanya sebagai bukti konsep. Tetapi jika anda ingin membuat skala kerja anda, anda harus mempertimbangkan perisian khusus.
Menggunakan perisian yang dikembangkan khusus untuk tujuan anda akan memberi anda fungsi yang lebih baik, bekerja lebih cepat, dan membolehkan anda menyelesaikan sesuatu dengan lebih berkesan. Walaupun sebilangan daripadanya akan memakan masa atau wang (atau kedua-duanya) untuk disiapkan, ia akan menjimatkan wang anda dalam jangka masa panjang.
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 10 Alternatif Excel Terbaik untuk Keperluan Spreadsheet AndaMencari alternatif yang lebih murah untuk Microsoft Excel? Aplikasi spreadsheet ini menawarkan semua yang anda perlukan dengan lebih sedikit.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Microsoft Excel
- Hamparan
- Analisis data
Jowi adalah seorang penulis, jurulatih kerjaya, dan juruterbang. Dia meminati PC apa sahaja sejak ayahnya membeli komputer desktop ketika dia berumur 5 tahun. Sejak itu, dia telah menggunakan dan memaksimumkan teknologi dalam setiap aspek kehidupannya.
Lagi Dari Jowi MoralesLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan