Cara Menukar Fail Teks Terhad ke Hamparan Excel

Cara Menukar Fail Teks Terhad ke Hamparan Excel

Akan tiba masanya anda mesti berurusan dengan segala jenis maklumat yang disimpan dalam jenis fail lain dan membawanya ke dalamnya Microsoft Excel . Anda tidak boleh lari dari fail teks yang selalu ada. Saya yakin anda menjumpai sebahagiannya setiap hari.





Berikut adalah beberapa contoh setiap hari:



  • Analisis Excel mengenai penjualan atau maklumat produk yang disimpan dalam fail teks.
  • Pertukaran data antara dua perisian yang berbeza (mungkin, dari pangkalan data ke spreadsheet).
  • Nama, alamat, dan ID e-mel yang disimpan dalam program e-mel (mis. eksport dari Microsoft Outlook ke Excel ).

Microsoft Excel memberi anda semua alat untuk menyambung ke sumber data luaran. Mari bercakap mengenai fail teks yang dibatasi.





Ini ialah Fail Teks Terhad

Seperti yang anda lihat, nama depan dan belakang, syarikat tempat mereka bekerja dan butiran lain dipisahkan dengan koma. Ini fail teks dipisahkan koma senang dibuat di mana-mana penyunting teks.

Buat masa ini, ia tidak berguna. Bawa ini ke dalam spreadsheet dan anda boleh membuat dokumen yang lebih profesional.



Contohnya, anda boleh mencari data pendua dan menghapusnya dengan mudah. Kemudian, anda boleh gunakan hamparan untuk membuat label dan gabungan surat sekiranya alamat juga merupakan sebahagian daripada data.

Idea asas di sini adalah untuk mengimport maklumat dari fail teks dan membahagikan pelbagai maklumat anda ke dalam lajur yang berasingan dan menamakan setiap lajur dengan tajuk yang sesuai.



Mari lihat fail teks yang dibatasi dengan lebih terperinci ...

3 Jenis Fail Teks Terhad

Terdapat tiga jenis fail yang dibatasi bergantung pada cara anda memisahkan (had) setiap nilai. Mana-mana watak boleh digunakan untuk memisahkan entri individu dalam fail.



Contohnya: paip (|) atau ruang sederhana. Anda akan menjumpai ketiga-tiga ini sebagai jenis pemisah persempadanan yang paling biasa antara setiap entri teks.

  1. Nilai dipisahkan koma.
  2. Nilai pemisahan tab.
  3. Nilai pemisah kolon.

Pembatas Teks menyimpan setiap nilai yang terpisah dari yang berikutnya. Sebarang nilai yang mengikuti pembatas dan mendahului kejadian pembatas berikutnya diimport sebagai satu nilai. Ingatlah bahawa nilai antara pembatas yang ditetapkan boleh mempunyai watak pembatas yang lain, tetapi ia memerlukan tanda petik (') atau tanda petik (').

Keliru? Tidak begitu banyak. Mari lihat bagaimana dengan contoh:

Dalam fail teks dengan nama bandar dan negeri, mungkin ada beberapa nilai seperti 'Albany, NY'.

Microsoft Excel dapat membaca koma (,) di antara dua perkataan sebagai pembatas. Untuk melayan nama bandar dan negara sebagai satu nilai dan mengimportnya ke satu sel Excel kita harus menggunakan petikan ganda atau tanda petik sebagai penentu teks. Sekiranya tidak ada watak yang ditentukan sebagai kelayakan teks, 'Albany, NY' diimport ke dalam dua sel bersebelahan sebagai Albany dan NY.

Ringkasnya, untuk mengekalkan nilai dalam lajur persis seperti yang ada, anda dapat memasukkan nilainya dalam tanda petik atau tanda noktah.

Seperti yang akan kita lihat di bawah, Microsoft Excel memberi anda kawalan penuh terhadap proses import dan panel Preview untuk melihat format data sebelum mengisi sel.

Tukar Dari Fail Teks Terhad ke Hamparan

Terdapat banyak penukar dalam talian yang boleh mengambil fail teks CSV mentah dan mengeluarkan spreadsheet XLS. Zamzar dan Convertio adalah dua alat yang sangat baik.

Tetapi anda tidak perlu mencari penukar dalam talian kerana Microsoft Excel mempunyai ciri asli yang melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

Mari ambil contoh fail CSV dan ikuti langkah-langkah untuk menukar fail teks yang dibatasi menjadi hamparan. Tangkapan skrin di atas gabungan nilai yang dipisahkan koma dalam fail Notepad adalah contoh yang baik.

Microsoft Excel dapat membantu mengubah kekacauan ini menjadi baris dan lajur yang kemas. Anda kemudian boleh mengerjakannya dan mengubahnya menjadi laporan berformat indah atau menyediakannya untuk dicetak.

Terdapat tiga cara untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet Excel dari fail CSV. Mulakan dengan yang mudah terlebih dahulu.

Kaedah 1: Import Automatik

1. Klik Fail tab, kemudian klik Buka .

2. Pilih fail CSV yang ingin anda buka. Microsoft Excel membuka fail teks secara automatik dan memaparkan data dalam buku kerja baru.

Ini adalah laluan paling langsung (dan tercepat) untuk membuka fail CSV. Microsoft Excel menggunakan tetapan format data lalai untuk membaca dan mengimport setiap lajur data. Tetapi import automatik tidak memberi anda fleksibiliti yang anda mahukan.

Oleh itu, mari kita lihat cara kedua menggunakan wizard.

Kaedah 2: Pulihkan Wizard Import Teks

Wizard Import Teks membolehkan anda mengawal struktur data yang ingin anda import. Ia bermula secara automatik apabila anda mengimport fail teks (iaitu fail dengan sambungan TXT).

Buka Microsoft Excel dan cari fail teks (atau ubah peluasan fail CSV ke TXT).

Microsoft menyembunyikan Wizard Import Teks lama di Excel 365 dan 2016 (versi 1704 dan seterusnya). Tetapi anda boleh mengembalikan wizard import teks dari Pilihan Excel.

1. Pergi ke Fail> Pilihan> Data .

2. Tatal ke bawah ke Tunjukkan penyihir import data lama bahagian.

3. Untuk mengimport teks atau fail CSV, pilih Dari Teks (Warisan) . Klik okey untuk menutup Pilihan.

4. Sekarang, anda boleh menggunakan wizard dari Ribbon. Pergi ke Data> Dapatkan Data> Penyihir Warisan> Dari Teks (Warisan) . Semak imbas dan buka fail CSV yang ingin anda import.

Gunakan proses tiga langkah ini untuk mengawal format data.

Langkah 1

Seperti inilah Wizard Import Teks pada langkah pertama.

Pilih Terhad - Apabila item dalam fail teks dipisahkan oleh tab, titik dua, titik koma, spasi, atau watak lain.

Pilih Lebar Tetap - Apabila semua item mempunyai panjang yang sama dan tersusun rapi dalam ruangan yang dipisahkan ruang.

Kadang-kadang, data mentah mungkin mempunyai baris tajuk. Contohnya:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Gunakan Mula mengimport berturut-turut untuk memilih baris dari mana import akan bermula.

The Asal Fail boleh ditinggalkan sebagai lalai untuk kebanyakan kes.

The Pratonton memaparkan nilai-nilai seperti yang akan muncul ketika dipisahkan menjadi lajur di lembaran kerja.

Klik Seterusnya .

Langkah 2

Pilih Pembatas untuk fail anda (koma, dalam kes kami). Untuk watak lain, periksa Yang lain dan masukkan watak di ladang kecil. The Pratonton data tetingkap memberi anda gambaran mengenai data kolumnar.

Pilih Perlakukan pembatas berturut-turut sebagai satu kotak semak jika data anda mengandungi pembatas lebih dari satu watak di antara medan data atau jika data anda mengandungi beberapa pembatas tersuai.

Contohnya, ini membantu anda mengendalikan fail yang mungkin mempunyai ruang tambahan sebelum atau selepas pembatas lain. Anda boleh membantu mengenal pasti ruang sebagai pembatas lain dan tandakan kotak ini.

Menggunakan Kelayakan teks dropdown untuk memilih watak yang merangkumi nilai dalam fail teks anda. Kami telah bercakap lebih awal bagaimana penentu teks dapat membantu anda mengimport beberapa nilai ke dalam satu sel dan bukan yang terpisah.

Menggunakan Pratonton data tetingkap untuk memeriksa penampilan.

Klik pada Seterusnya .

Catatan: Skrin wizard berubah ketika mengimport data lebar tetap.

windows 10 menetapkan gif sebagai latar belakang

The Pratonton data tetingkap dapat membantu anda menetapkan lebar lajur. Gunakan bar atas di tetingkap untuk menetapkan jeda lajur yang diwakili oleh garis menegak. Seret pemecahan lajur untuk menambah atau mengurangkan lebar. Klik dua kali rehat lajur untuk menghapusnya.

Dalam fail lebar tetap, tidak ada pembatas yang digunakan untuk memisahkan nilai dalam fail. Data disusun dalam baris dan lajur, dengan satu entri setiap baris. Setiap lajur memiliki lebar tetap, ditentukan dalam karakter, yang menentukan jumlah maksimum data yang dapat disimpannya.

Langkah 3

Tingkap Pratonton menjadi lebih penting di skrin ini kerana anda dapat menyesuaikan format data yang masuk ke setiap bidang dengan Format data lajur . Secara lalai, Microsoft Excel mengimport data dalam format Umum. Pilih lajur di tetingkap pratonton dan tetapkan format yang sesuai.

Sebagai contoh, anda boleh memilih ...

  • Teks untuk medan teks.
  • Tarikh dan format tarikh untuk lajur yang mengandungi tarikh.
  • umum untuk menukar mata wang ke format Mata Wang Excel.

Menggunakan Mahir butang untuk menentukan jenis perpuluhan dan pemisah seribu tempat untuk data berangka.

Contohnya, jika anda ingin menampilkan 100,000 sebagai 1,00,000. Excel memaparkan nombor mengikut format yang ditetapkan dalam tetapan wilayah komputer anda.

Klik Selesai . Pada penghujungnya Import Data kotak dialog muncul.

Jangan terlalu memikirkannya sekarang. Ini memberi anda beberapa pilihan untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet atau membuat sambungan dengan pangkalan data luaran. Memasukkan nilai yang dibatasi teks sebagai jadual dalam lembaran kerja ini adalah tetapan lalai.

Kaedah warisan 'lama' masih merupakan kaedah terbaik untuk menyelesaikannya apabila fail CSV anda mudah. Sekiranya tidak, ada kaedah baru sekarang yang dapat memenuhi bil untuk keperluan import teks.

Kaedah 3: Gunakan Get & Transform Data

Tab Data merangkumi semua alat yang anda perlukan untuk mengumpulkan data luaran dan membuatnya berperilaku seperti yang anda mahukan juga. Sebagai contoh, anda dapat membuat laporan PivotTable dan menyegarkannya setiap kali data luaran berubah.

Ini adalah keterlaluan untuk fail CSV sederhana, tetapi mari kita teruskan dan melihat bagaimana memasukkan lajur data yang dibatasi ke dalam Excel.

1. Buka buku kerja kosong.

2. Pergi ke Data tab pada Pita. Kemudian klik anak panah dropdown kecil di bawah Dapatkan Data butang (di Dapatkan & Ubah Data kumpulan). Pilih Dari Fail> Dari Teks / CSV .

3. Di Import Fail Teks kotak dialog, cari ke lokasi di desktop anda dan pilih fail teks CSV yang ingin anda import. Wizard Import Teks dipaparkan dengan kemas dengan pilihan yang kini boleh anda pilih.

Seperti yang anda lihat, anda boleh mengubah pengekodan watak dan pilihan watak yang dibatasi atau memasukkan pembatas tersuai.

Excel menentukan pembatas dengan menganalisis beberapa ratus baris pertama set data secara lalai. Anda boleh mengubahnya dan membiarkan Excel berfungsi dengan keseluruhan set data juga. Tidak digalakkan jika anda mempunyai berjuta-juta rekod untuk diimport.

4. Klik Beban butang untuk mengimport data anda ke lembaran kerja cantik baru.

5. Setiap kali anda mengimport data ke Excel, sambungan data dibuat. Anda boleh menjalankan pertanyaan dan menyambungkan lembaran kerja ke sumber luaran. Sebarang perubahan pada data sumber asal akan dikemas kini secara automatik dalam helaian Excel.

6. Anda boleh membatalkan sambungan ini dengan pergi ke Data> Pertanyaan dan Sambungan untuk membuka panel di sebelah.

Klik kanan dan pilih Padam . Atau, arahkan kursor ke nama fail sumber data dan tekan Padam di tingkap yang muncul. Sekiranya anda pasti, klik Padam lagi.

Mengubah data berada di luar skop tutorial ini. Oleh itu, saya akan mengarahkan anda ke Microsoft Bermula dengan Get & Transform dalam Excel halaman sokongan untuk lebih banyak bantuan.

Banyak Penggunaan Fail Terhad dalam Excel

Perlu memisahkan senarai nama depan dan belakang dan menyediakannya untuk dicetak? Tukar fail teks yang dipisahkan ke Excel. Anda boleh mengimport atau mengeksport sehingga 1.048.576 baris dan 16.384 lajur. Dan fail yang dibatasi disokong hampir di mana-mana. Gunakan Excel sebagai penjimat masa dengan teknik di atas dan petua di bawah atau pelajari cara mengekstrak nombor atau teks dari Excel .

Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 6 Alternatif yang didengar: Aplikasi Buku Audio Percuma atau Murah Terbaik

Sekiranya anda tidak gemar membayar buku audio, berikut adalah beberapa aplikasi hebat yang membolehkan anda mendengarkannya secara percuma dan sah.

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan
  • Produktiviti
  • Hamparan
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
Mengenai Pengarang Saikat Basu(1542 Artikel Diterbitkan)

Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktiviti. Setelah menghilangkan karenah MBA dan kerjaya pemasaran selama sepuluh tahun, dia kini bersemangat untuk membantu orang lain meningkatkan kemahiran bercerita. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan skrin buruk. Tetapi idea Fotografi, Photoshop, dan Produktiviti menenangkan jiwanya.

Lagi Dari Saikat Basu

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan