Home-theater-designers
Berkongsi dokumen di Google Drive bukan lagi perkara baru. Dan ia menjadi lebih baik apabila kerja jarak jauh menyentuh seluruh pelosok dunia. Ini berita baik bagi kami kerana folder kongsi Google Drive yang sederhana membuka begitu banyak idea kolaboratif di pelbagai domain.
Adakah anda masih faham? Sepuluh petua ini dapat membantu anda menguruskan fail yang dikongsi sedikit lebih baik dari hari ini.
Asas Perkongsian Google Drive
Anda boleh berkongsi fail atau folder apa pun. Tetapi anda harus memperhatikan orang yang anda kongsi dan tahap kebenaran perkongsian yang anda izinkan di Google Drive.
Video berdurasi dua minit itu merangkumi prosesnya.
Sebagai pemiliknya, anda dapat memberikan kepemilikan sepenuhnya kepada orang lain, atau beberapa tahap melihat dan mengedit akses.
- Boleh mengedit: Hamparan kolaboratif yang anda bekerjasama dengan pasukan anda.
- Boleh komen: Draf buku yang anda tulis. Orang lain dapat melihat dan menambahkan komen ke fail, tetapi tidak dapat mengeditnya. Folder tidak mempunyai komen.
- Boleh melihat: Jemputan pesta hujung minggu yang baru anda buat dengan Pembentangan.
Berikut adalah carta yang membandingkan akses untuk penonton, pengulas, editor atau pemilik:
Sumber: Sokongan Google
1. Bagaimana Melumpuhkan Salin, Muat turun, dan Cetak Fail Bersama?
Anda tidak boleh memuat turun, mencetak, dan menyalin fail bersama. Ciri pengurusan hak maklumat lanjutan membuang pilihan ini dari menu penonton. Ini adalah satu lagi lapisan kawalan ke atas dokumen anda.
Buka Google Drive. Pilih fail yang dikongsi dan klik Berkongsi ikon di sebelah kanan atas.
Pada Berkongsi dengan orang dan kumpulan kotak dialog, tambah nama kolaborator. Tetapkan tahap kebenaran rakan anda dari menu lungsur di sebelah medan nama. Kebenaran perkongsian Google Drive adalah Penyunting , Penonton , Komen .
Menghantar pemberitahuan dan mesej peribadi adalah pilihan. Sekarang, anda mungkin mahu melumpuhkan muat turun, percetakan, atau salinan fail yang dikongsi. Klik ikon Gear untuk memaparkan dua izin lagi yang tidak boleh dicentang untuk memperkuat privasi dokumen anda.
Kembali ke dialog sebelumnya dengan klik pada anak panah dan kemudian hantarkan fail tersebut kepada kolaborator anda.
Penonton akan melihat Pilihan eksport dilumpuhkan pemberitahuan di bahagian atas menu Fail dan Edit. Pilihan salin, Cetak, dan Muat turun juga dikaburkan untuk dokumen, spreadsheet, dan persembahan tertentu.
Perhatikan bahawa mereka yang mempunyai izin 'edit' masih dapat memuat turun, mencetak, dan menyalin fail anda, walaupun tetapan ini dihidupkan.
2. Kongsi Folder dengan Pengguna Bukan Google
Rakan dan rakan anda tidak memerlukan akaun Google untuk melihat folder atau dokumen Google Drive. Anda boleh menghantar jemputan ke alamat e-mel mereka. Atau gunakan pautan yang boleh dikongsi.
Pengguna dan kolaborator akaun bukan Google hanya dapat melihat fail tanpa mengira kebenaran yang anda tetapkan.
Berkongsi melalui pautan awam adalah risiko keselamatan untuk dokumen sensitif kerana sesiapa sahaja yang mempunyai pautan dapat mengakses fail tersebut. Oleh itu, gunakannya dalam sembang umum, e-mel, atau media sosial hanya jika dokumen itu dapat dilihat oleh sesiapa sahaja.
3. Muat turun Folder Drive Google Berkongsi
Google Drive membolehkan anda memuat turun keseluruhan kandungan folder bersama sebagai arkib ZIP. Ini berguna untuk menyimpan salinan tempatan dokumen bersama. Struktur folder dengan sub-folder disimpan dalam arkib.
bagaimana mencari semua akaun yang berkaitan dengan e-mel
Pergi ke Berkongsi dengan saya Di Google Drive anda. Klik kanan pada folder dan pilih Muat turun .
Anda juga boleh menggunakan ikon tiga titik di bar alat untuk memuat turun folder.
Sekiranya anda memuat turun Dokumen Google, Helaian, atau Slaid, ia akan dimuat turun sebagai dokumen Office. Semua fail lain akan dimuat turun dalam format asalnya.
4. Pindahkan Kepemilikan Fail kepada Orang Lain
Terdapat banyak sebab untuk memindahkan hak milik dokumen kepada orang lain. Mungkin orang lain mengambil alih projek. Mungkin ada yang memecat anda. Untuk makluman yang lebih baik, anda akan bercuti dan hanya ingin menyerahkan tanggungjawab untuk dokumen yang dikongsi. Proses untuk 'menyerahkan' dokumen dan folder Google Drive adalah mudah.
Buka Google Drive. Pilih folder atau fail yang dikongsi dalam Dokumen, Helaian, atau Slaid dan klik Berkongsi ikon di sebelah kanan atas. Apabila pemilik anggapan tidak mempunyai akses berkongsi… jemput dengan menaip alamat e-mel di medan 'Kongsi dengan orang dan kumpulan'. Kemudian Jimat .
berkongsi dua monitor antara dua komputer
Klik menu lungsur di sebelah nama orang yang anda mahu memiliki fail atau foldernya. Pilih Buat Pemilik .
Peranan anda ditukar dari pemilik menjadi editor setelah anda memindahkan hak milik. Munculan mesej memberitahu anda bahawa 'Pemilik baru akan diberitahu dan dapat membuang anda. Anda juga mungkin kehilangan kemampuan untuk mengubah tetapan saham. '
Perhatikan: Anda tidak dapat memindahkan hak milik fail yang diselaraskan atau dimuat naik (seperti PDF atau fail gambar).
5. Bagaimana Meminta Akses ke Fail Bersama?
Semasa anda cuba mengakses fail melalui pautan yang dikongsi, anda mungkin melihat pesan yang mengatakan 'Anda memerlukan akses.'
Kadang kala, pemilik berkongsi pautan sebelum mereka menetapkan kebenaran. Anda juga mungkin mahu membuka fail dengan ID Google alternatif. Sangat mudah untuk meminta akses dengan satu klik.
Di desktop:
- Buka pautan ke fail.
- Klik Minta akses.
Di Mudah Alih:
Dengan aplikasi Drive untuk Android atau iOS, anda boleh meminta akses dengan sekali ketukan apabila mesej 'Tidak dapat mengakses dokumen' muncul. Meminta kebenaran akan menghantar e-mel kepada pemilik dari dalam aplikasi. Pemilik fail segera mendapat pemberitahuan di Android dan iOS.
Muat turun: Google Drive untuk Android | ios (Percuma)
6. Cari Kolaborator
Berkongsi dokumen dengan 10 ahli adalah mudah. Berkongsi dengan 50 panggilan untuk lebih banyak perancangan. Menguruskan fail yang dikongsi juga bermaksud mengesan kolaborator mana yang mengusahakan dokumen mana.
Pergi ke Lihat butiran (Klik ikon 'I' pada bar alat). Semak imbas di Aktiviti tab untuk melihat fail yang telah anda kongsi dengan cepat, baru-baru ini.
Klik pada Berkongsi dengan saya di bar sisi kiri Google Drive. Anda akan mendapat senarai semua dokumen yang anda akses.
Gunakan Carian Google Drive dan penapis lanjutannya. Manfaat produktiviti tidak akan mengejutkan bagi mereka yang mengenali penapis Gmail.
Gunakan kotak carian di bahagian atas Google Drive. Carian Google Drive juga mencari bahagian dokumen untuk perkataan yang anda mahukan.
Anda boleh mencari 100 halaman pertama dari sebarang dokumen teks atau PDF berdasarkan teks yang telah anda muat naik. Anda juga boleh mencari teks yang terdapat pada 10 halaman pertama dari sebarang PDF gambar. Daripada menggali folder, gunakan ciri hebat ini untuk mendapatkan fail dengan cepat.
Semasa di Google Drive tekan kekunci slash ke hadapan untuk meletakkan kursor anda tepat di kotak carian. Klik anak panah dropdown kecil di kotak carian untuk mendedahkan penapis carian asas. Mempelajari beberapa parameter manual dapat menjimatkan masa anda.
Contohnya: Untuk mencari dokumen yang anda kongsi dengan seseorang gunakan
to:bob@gmail.com.
Bantuan Google mempunyai senarai lengkap di bawah bahagian 'Pencarian lanjutan di Google Drive'.
7. Permudahkan perkongsian dengan Membuat Kumpulan Kenalan
Dengan kenalan e-mel, anda tidak perlu menetapkan kebenaran dokumen individu untuk ahli pasukan anda. Anda hanya boleh membuat Label yang merupakan kumpulan kenalan dalam kumpulan e-mel tertentu.
Log masuk Kenalan Google . Di bar sisi kiri, klik Buat label .
Beri nama deskriptif mengikut projek pasukan. Atau apa sahaja yang menjadikan mereka senang diingat. Awak boleh label nama dengan izin untuk menjadikan mereka senang diingat. Sebarang kenalan boleh menjadi sebahagian daripada pelbagai label.
Contohnya: Project.view atau Project.edit
Masukkan label di medan tetapan perkongsian fail atau folder di Google Drive.
8. Lihat Jumlah Pandangan dari Dokumen Bersama
Google mengekalkan sejarah versi, tetapi tidak ada cara untuk melihat berapa kali dokumen bersama telah dilihat. Saya mendapat jawapan untuk soalan ini dari yang lama Pertukaran Stack perbincangan.
Kirim pautan dokumen anda ke Perkhidmatan pemendekan URL http://goo.gl dan kongsi URL itu sahaja. Perkhidmatan ini memberikan maklumat berapa kali pautan itu diklik, yang hampir sedekat ini dengan anda dapat mengetahui berapa kali dokumen anda diakses.
Google telah menutup sokongan untuk pemendek URL sendiri. Anda boleh menggunakan Sedikit sebanyak sebaliknya. Ini berguna sekiranya anda ingin berkongsi dokumen secara terbuka dan periksa responsnya. Perhatikan bahawa dokumen dan fail awam muncul dalam hasil carian.
Beberapa idea untuk dikongsi secara terbuka:
- Muat naik dan kongsi e-book.
- Uji respons awal terhadap produk kreatif.
- Lancarkan persembahan Slaid untuk tontonan umum (seperti SlideShare).
- Cari kandungan pendidikan terbuka.
Petua: Anda boleh menggunakan Carian Laman Google yang mudah untuk mencari dokumen awam. Cth. laman web kata kunci: drive.google.com
9. Kongsi dengan Slack
Sekiranya anda belum bekerja dengan Slack, sudah tiba masanya untuk memperkenalkannya kepada pasukan anda. Terdapat banyak cara untuk menjadikan perkhidmatan kegemaran anda berfungsi dengan Slack. Penyatuan Google Drive adalah antara yang popular.
Slack membolehkan anda mengimport fail Google Drive dan membagikannya melalui Slack. Semua fail Google Drive yang diimport juga diindeks oleh Slack untuk carian dan rujukan yang mudah. Fail tidak disimpan di Slack --- fail tersebut tetap berada di folder Google Drive anda. Slack bertindak sebagai saluran.
Contoh kecil: Tampal pautan ke dokumen Google di ruang sembang Slack. Slack memaparkan potongan kandungan dari fail di bawah pautan setelah ia disatukan. Ini lebih berguna daripada sekadar berkongsi pautan buta.
Pusat Bantuan Slack menunjukkan bagaimana anda boleh menyambungkan Google Drive anda ke Slack dengan dua cara mudah.
10. Kongsi Dokumen Google dari Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word mungkin berlaku dua suite pejabat setiap hari, tetapi kedua-dua rumah kuasa akhirnya bermain dengan baik. Anda boleh memuat naik fail Word, Excel, dan PowerPoint ke Google Drive dan mengerjakannya di awan seperti yang anda lakukan di fail bersama Google Drive yang lain.
Semua kemas kini disimpan ke fail dalam format asalnya. Dokumen pejabat yang disimpan di Drive juga dikendalikan versi. Anda boleh mengesan versi sebelumnya dari fail Office, atau kembali ke versi yang lebih lama.
bagaimana untuk menghilangkan piksel mati
Sekiranya anda ingin menggunakan alat Google Drive tertentu seperti tambahan atau terjemahan, maka ubah fail Microsoft menjadi Dokumen Google. Jika tidak, anda tidak perlu bersusah payah menukar satu format ke format lain.
Berkongsi Fail di Google Drive adalah Mudah
Ia juga menjadi lebih mudah. Terdapat beberapa lagi Tetapan Google Drive yang boleh anda ubah untuk menjadikan aliran kerja anda lebih lancar. Luangkan sedikit masa dengan ciri kolaborasi Google Drive kerana keharmonian kerja berpasukan bergantung padanya.
Sebagai jambatan kolaborasi, Google Drive harus menjadi sebahagian daripada persediaan kerja jarak jauh anda di pejabat rumah atau di tempat lain di dunia.
Kredit Gambar: teka-teki jigsaw oleh Rido melalui Shutterstock
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 6 Alternatif yang didengar: Aplikasi Buku Audio Percuma atau Murah TerbaikSekiranya anda tidak gemar membayar buku audio, berikut adalah beberapa aplikasi hebat yang membolehkan anda mendengarkannya secara percuma dan sah.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Dokumen Google
- Alat Bekerjasama
- Pengurusan fail
- Perkongsian Fail
- Google Drive
- Penyimpanan Awan
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktiviti. Setelah menghilangkan karenah MBA dan kerjaya pemasaran selama sepuluh tahun, dia kini bersemangat untuk membantu orang lain meningkatkan kemahiran bercerita. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan skrin buruk. Tetapi idea Fotografi, Photoshop, dan Produktiviti menenangkan jiwanya.
Lagi Dari Saikat BasuLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan