Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Ciri dan Faedah Menggunakannya

Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Ciri dan Faedah Menggunakannya

Langganan Microsoft 365 memberi anda akses ke banyak alat produktiviti. Yang paling intuitif, pintar, dan boleh disesuaikan adalah SharePoint. 190 juta orang di lebih daripada 200,000 organisasi dengan pelbagai saiz menggunakan SharePoint.





SharePoint dapat menjimatkan masa dengan mudah dengan menghilangkan keperluan untuk pelbagai tugas dan aplikasi pengurusan projek. Akhirnya, anda boleh meluangkan lebih banyak masa untuk mengembangkan kerjaya profesional, pelanggan bebas, atau kesibukan.



Apa itu Microsoft SharePoint?

SharePoint adalah alat pengurusan kandungan dalam talian. Ini membolehkan anda menyimpan fail di awan untuk perkongsian dan kerja sama. Ini dapat membantu anda membuat laman web dan subsitus untuk menolak tugas dari pasukan atau individu yang berbeza.





SharePoint membolehkan anda membuat intranet di mana anda, rakan sekerja, dan klien bebas bekerja dengan selamat pada fail atau dokumen. Pentadbir terpusat akan mengawal akses sehingga setiap pengguna dapat membuka, mengedit, dan menyimpan fail dengan lancar.

SharePoint mempunyai banyak fungsi canggih yang membantu anda atau pasukan anda dalam menguruskan kerja profesional dan peribadi. Berikut adalah beberapa tindakan yang paling kerap digunakan:



  • Perkongsian fail dengan pengguna dalaman dan luaran.
  • Urus kandungan projek, seperti gambar, artikel, kod sumber, video, dll.
  • Tapak dan langganan kepada pasukan dan tugas yang merosot.
  • Tetap berhubung dengan kolaborator melalui laman komunikasi.
  • Aplikasi mudah alih membolehkan pengguna mengakses pasukan atau laman komunikasi dari telefon pintar.
  • Buat alur kerja dan peringatan untuk mengautomasikan projek dan tugas.
  • Gunakan fungsi pencarian untuk mencari sumber, tugas, atau fail.

Siapa Yang Perlu Menggunakan SharePoint

SharePoint berfungsi sebagai tempat perlindungan yang selamat untuk semua fail kreatif seperti kod aplikasi, reka bentuk grafik, klip audio, video, artikel laman web, invois, dll. SharePoint menawarkan alat lain seperti analisis data, templat laman web, templat pangkalan pengetahuan, dan alur kerja pengurusan projek.

Oleh itu, skop penggunaannya berkisar dari pencipta kandungan individu hingga perniagaan besar. Ramai profesional bebas atau sekumpulan individu kreatif menggunakan SharePoint dalam pelbagai peringkat perisian, aplikasi mudah alih, laman web, atau projek pembangunan kandungan.



Ciri SharePoint sebagai Alat Produktiviti

Alat SharePoint berasaskan web yang disertakan dengan langganan Microsoft 365 adalah alat produktiviti yang kuat namun sederhana. Ciri yang banyak digunakan yang menjadikannya salah satu alat pengurusan tugas dan projek terbaik adalah:

1. Kerja Sama

SharePoint adalah sangat fleksibel dan berskala platform untuk bekerjasama dengan sumber dalaman atau luaran . Pengguna pentadbir pusat boleh memberikan tahap akses akses yang berbeza kepada pengguna laman web individu.



Anda dan pasukan anda dapat mengerjakan satu fail dalam senario masa nyata tanpa menghadapi kependaman. Oleh itu, banyak pembangun kreatif dan pencipta kandungan lebih suka SharePoint untuk bekerjasama untuk sebarang projek.

Fungsi penting dalam kolaborasi SharePoint adalah untuk terus mengalirkan maklumat yang tersebar di seluruh laman web dan laman web kecil. Ia membantu individu sentiasa mengemas kini projek tanpa melalui banyak e-mel, sembang tidak dijawab, panggilan video, dll.

2. Pengurusan Kandungan

Pengurusan kandungan adalah cabaran besar bagi mana-mana individu atau sekumpulan profesional yang ingin memberikan produktiviti yang lebih baik. SharePoint membolehkan anda mengatasi cabaran ini tanpa melalui pengaturcaraan yang kompleks.

Pengurus kandungan dapat mengurus banyak projek dengan mudah secara bersamaan di SharePoint. Menerbitkan atau mengemas kini kandungan laman web seperti acara, berita, blog, tumpukan persembahan, karusel gambar, dan lain-lain, dipermudah dengan SharePoint.

Anda tidak perlu memulakan setiap projek pengurusan kandungan dari awal. Terdapat templat profesional yang boleh digunakan yang boleh anda gunakan. Selain daripada kandungannya, anda sepenuhnya mengawal versi-versinya. SharePoint membuat dan menyimpan beberapa versi fail di mana anda atau pasukan anda bekerja.

Apabila memerlukan, anda dapat mengingat kembali versi sebelumnya atau memperbaiki kesalahan sistem fail dari SharePoint. Anda tidak perlu bergantung pada alat pihak ketiga untuk membuat sandaran, memulihkan, atau memperbaiki fail.

3. Pengurusan Projek

SharePoint mempunyai pelbagai fungsi yang dapat anda manfaatkan untuk pengurusan tugas dan projek. Fungsi yang paling jelas adalah alat ini berfungsi sebagai penyimpanan terpusat untuk semua dokumen dan fail yang berkaitan dengan projek.

Berkaitan: Panduan Pengurusan Tugas Dalam Talian: Petua Memilih Aplikasi yang Betul

Anda juga dapat menyesuaikan laman SharePoint dengan banyak cara. Laman web yang disesuaikan ini dapat berfungsi sebagai perancang harian, penjadual tugas mingguan, dan Soalan Lazim untuk tugas. Selanjutnya, untuk tujuan dokumentasi projek dan tinjauan prestasi, anda dapat mengaktifkan fitur log masa seperti yang disebutkan di bawah:

  1. Log aktiviti dan perubahan tugas.
  2. Log sebarang masalah yang dilaporkan oleh sumber.
  3. Jejaki masa tugas.
  4. Tukar data penjejakan.

SharePoint juga membolehkan anda membuat aliran kerja untuk menyelaraskan tugas seperti penyerahan tugas, penyerahan projek keluar, persetujuan, penyampaian demo, dan maklum balas pelanggan.

4. Penyelesaian Hibrid

SharePoint bergabung dengan kebanyakan aplikasi Microsoft 365 untuk menawarkan antara muka pengguna yang lancar untuk pengurusan projek. SharePoint berfungsi sebagai repositori utama data projek anda, sedangkan aplikasi Microsoft 365 lain memudahkan anda menguruskan tugas dan sumber daya.

Anda boleh menyegerakkan SharePoint dengan alat seperti Harus Dilakukan, Tugas, Perancang, dan Projek Dalam Talian untuk pendekatan khusus. Anda boleh menghasilkan laporan untuk menyampaikan pandangan projek kepada pelanggan bebas anda.

SharePoint diselaraskan dengan profil Outlook dan Kalendar anda untuk mengatur tugas dan jadual supaya anda dapat memprioritaskan pekerjaan anda. Begitu juga, terbitkan laman pasukan SharePoint anda di aplikasi Teams untuk mengakses kenalan, fail, tugas, dll dari Teams.

fail kumpulan berguna untuk windows 10

SharePoint juga memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan PowerPoint, Video, Stream, OneDrive untuk melihat pratonton fail dan dokumen dalam laman SharePoint atau subsitus. Anda menjimatkan masa dengan mengelakkan tugas biasa seperti memuat turun fail dari SharePoint untuk membuat slaid PowerPoint.

Faedah SharePoint

SharePoint menawarkan banyak faedah ketika membandingkan dengan alat produktiviti lain untuk pengurusan projek atau kandungan. Beberapa kelebihannya adalah:

1. Menjimatkan Wang

Anda mungkin sudah membayarnya melalui langganan Microsoft 365. Elakkan perbelanjaan yang tidak perlu untuk aplikasi dan alat dengan menggunakan SharePoint sebagai alat produktiviti utama untuk keperluan profesional atau peribadi.

2. Keselamatan Data

Kerajaan dan organisasi besar mempercayai ekosistem SharePoint dengan data sensitif mereka. Jadi, anda boleh menyimpan karya kreatif anda di SharePoint untuk kerja kolaboratif tanpa rasa takut akan kecurian harta intelek.

Berkaitan: Adakah Microsoft 365 Sebenarnya Risiko Keselamatan?

3. Skalabiliti

Skalabiliti alat ini membolehkan anda menganggarkan kos anda untuk alat produktiviti. Sekiranya anda melihat kemasukan terlalu banyak projek dari pelanggan yang berbeza, anda boleh mengubah langganan untuk menampung lebih banyak sumber dan projek. Apabila projek dimatikan, anda boleh beralih ke rancangan berbayar rendah.

4. Penggunaan Serbaguna

Tahap fleksibiliti dan utiliti serbaguna yang lebih tinggi bermakna anda dapat terus menggunakan SharePoint sebagai alat produktiviti utama sambil terus mengubah peranan atau kemahiran kreatif anda. Anda boleh menggunakan templat apabila satu projek berakhir, dan anda perlu memulakan yang lain. Anda boleh meminimumkan anggaran dengan mengelakkan berlakunya banyak pembelian aplikasi.

Kosongkan Kekacauan Fail, Tugas, dan Aplikasi

Ciri-ciri SharePoint menjadikannya alat pengurusan projek yang rumit dan bukannya penyelesaian awan sederhana untuk perkongsian dan penyimpanan fail. Dengan menggunakan SharePoint dan aplikasi Microsoft 365 lain untuk menguruskan tugas profesional atau peribadi anda, anda membuat kesan domino produktiviti yang semakin meningkat.

Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Office 365 Kini Microsoft 365: Apa Artinya untuk Anda dan Keluarga Anda

Office 365 telah menjadi Microsoft 365. Inilah yang ditawarkan oleh Microsoft 365 kepada pelanggan dan keluarga mereka.

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan
  • Produktiviti
  • Petua Microsoft Office
  • Alat Bekerjasama
  • Pengurusan Tugas
Mengenai Pengarang Tamal Das(100 Artikel Diterbitkan)

Tamal adalah penulis bebas di MakeUseOf. Setelah memperoleh pengalaman besar dalam proses teknologi, kewangan, dan perniagaan dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah syarikat perundingan IT, dia mengadopsi tulisan sebagai profesion sepenuh masa 3 tahun yang lalu. Walaupun tidak menulis mengenai produktiviti dan berita teknologi terkini, dia suka bermain Splinter Cell dan menonton Netflix / Prime Video.

Lagi Dari Tamal Das

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan