Home-theater-designers
Pada tahun 1971, e-mel pertama dihantar dari satu komputer ke komputer yang lain. Sekarang, 269 bilion e-mel dihantar setiap hari.
Mustahil untuk membayangkan berapa banyak e-mel ini tidak diperlukan. Berapa banyak yang berfungsi hanya menyebabkan kekeliruan. Untuk membakar lebih banyak perhatian dan kesabaran penerima mereka.
Tetapi satu perkara yang pasti: jika lebih banyak orang mula membalas e-mel dengan berkesan, kita semua akan dibelenggu ke peti masuk kita sedikit kurang ketat dan kegelisahan e-mel kita akan sedikit melemahkan.
Penyelesaian yang paling jelas di sini bukan hanya 'membalas sebaris', tetapi membalas sebaris dengan betul . Balasan sebaris adalah tempat anda membalas dalam badan utama e-mel, dan bukannya menulis e-mel anda sendiri dari awal.
Membalas sebaris adalah sesuatu yang kebanyakan kita sudah lakukan dari semasa ke semasa. Tetapi kita harus menjawab sebaris jauh lebih kerap. Dan kita harus melakukannya dengan beberapa peraturan agar benang e-mel yang rumit tetap teratur dan mudah diikuti.
Kami Membalas E-mel Salah
Kebalikan dari membalas sebaris adalah apa yang sering disebut 'pengeposan teratas.' Di sinilah anda membalas balasan e-mel, dan mulailah menaip di bahagian atas kotak teks. Ini adalah sebilangan besar e-mel hari ini disusun. Tetapi melainkan jika anda berurusan dengan perbualan e-mel yang sangat sederhana, pengeposan teratas boleh menyebabkan pelbagai masalah.
Pertama, ketika membuat catatan teratas, merujuk kembali e-mel asal menjadi kerumitan besar, yang melibatkan pencarian melalui e-mel demi e-mel untuk mencari apa yang anda cari. Anda kemudian perlu menatal ke bawah ke e-mel yang anda tulis untuk mungkin memartabatkan apa yang baru anda temukan, di luar konteks, dan sering kali kehilangan poin penting.
Kadang kala, penerima mungkin membalas e-mel anda dalam utas e-mel yang sama sekali baru, yang bermaksud perbualan anda kini berlaku dalam dua atau lebih utas berasingan.
Sekiranya anda berada dalam perbualan kumpulan, keadaan menjadi lebih tidak kemas. Menjejaki siapa yang menjawab apa, kapan, dan apa tanggapannya mereka balasan menjadi prestasi yang hampir mustahil.
Inline Replying Adalah Penyelesaiannya
Daripada memposting teratas, kita seharusnya membalas dalam barisan - iaitu, di dalam isi mesej e-mel yang asal. Di Outlook dan Apple Mail, anda dapat melihat mesej asal sebaik sahaja anda menjawab balasan. Di Gmail, tekan tiga titik di bahagian bawah skrin tulis untuk menunjukkan perbualan.
Petua: Untuk membuang garis 'kutipan' menegak dari balasan anda di Gmail, sorot keseluruhan e-mel, kemudian klik inden kurang butang.
Balasan sebaris dapat menyelesaikan masalah perlu menelusuri banyak mesej kerana e-mel asal disertakan dan dicari dalam mesej terbaru yang anda terima dalam perbualan itu. Ini bermaksud semuanya disimpan mengikut konteks.
Selain itu, anda tidak perlu membuang masa untuk menyimpulkan balasan orang lain, atau menyalin potongan e-mel hanya untuk membuat balasan anda sendiri masuk akal. Dengan balasan sebaris, semuanya ada untuk semua orang merujuknya pada bila-bila masa.
Dan untuk utas yang melibatkan banyak orang, membezakan siapa yang mengatakan apa, dan sebagai jawapan kepada siapa, itu mudah (jika dilakukan dengan betul).
Sebaris sebaris dengan betul
Apabila kebanyakan orang membalas sebaris, mereka hanya menulis balasan di samping teks yang ingin mereka balas, dan ini menjadikannya tebal atau merah.
Ini jauh dari ideal. Sebaik sahaja seseorang membuka e-mel dalam teks biasa, mereka tidak dapat melihat pemformatan ini. Sebaik sahaja terdapat lebih daripada beberapa orang dalam satu topik, perkara akan menjadi cepat tidak kemas.
Jadi, inilah panduan ringkas mengenai dengan betul menjawab sebaris yang boleh diskalakan dan akan mengurangkan kekeliruan pada tahap minimum.
1. Jangan bergantung pada Pemformatan
Seperti disebutkan, dalam beberapa kes, penerima mungkin tidak dapat melihat format yang anda sertakan dalam e-mel (mis. Mereka mungkin lebih suka teks biasa). Sekiranya seseorang buta warna, mereka mungkin sukar mengikuti ikatan yang mengandungi pelbagai warna.
cara menghantar permintaan rakan di facebook apabila ia bersifat peribadi
Dengan segala cara, gunakan format untuk membuat balasan lebih mudah dicari semasa mengimbas e-mel. Tetapi jangan bergantung semata-mata di atasnya.
2. Pendahuluan Balasan Dengan Nama Anda
Daripada bergantung pada pemformatan, biasakanlah untuk mengawali semua balasan anda dengan nama anda dan, jika anda perlu teratur, tarikhnya. Minta semua penerima melakukan perkara yang sama.
Pada masa ini, di Gmail, anda tidak mempunyai pilihan selain menaip nama anda secara manual. Perkara yang sama berlaku untuk aplikasi Apple Mail yang selalu hambar.
Namun, jika anda menggunakan Outlook, ada fitur untuk mengawali balasan anda dengan nama anda secara automatik. Untuk melakukan ini, pergi ke Fail> Pilihan> Mel . Kemudian pergi ke Jawapan & Maju , periksa Kata pengantar dengan kotak, dan taipkan nama anda ke dalam kotak teks. Apabila anda membalas dalam e-mel, nama anda akan muncul dalam tanda kurung secara automatik.
Burung mel juga mempunyai pilihan ini secara lalai.
3. Tolong Gunakan Talian Garis
Setiap kali anda meninggalkan balasan sebaris, ini harus berada pada baris baru, dan bukannya dimasukkan ayat pertengahan atau di akhir perenggan.
Ini menjadikan orang lain lebih mudah untuk membalas komen anda dan menjadikan pengimbasan perbualan yang berlaku di sekitar setiap titik lebih diselaraskan.
4. Inden Balas Berbilang Tahap
Apabila banyak perkara diberi perhatian dalam satu e-mel, anda akan mempunyai banyak utas yang berlaku dalam satu mesej.
Untuk memastikan ini tetap teratur, anda harus memasukkan balasan yang diberi utas sehingga jelas komen mana yang berkaitan dengan setiap titik. Saya secara peribadi mendapati menggunakan tanda kurung sudut (>) watak paling intuitif di sini, kerana titik peluru mungkin tidak muncul dalam e-mel teks biasa.
Ini akan menjimatkan banyak usaha anda untuk mengetahui bahagian perbualan mana yang perlu anda perhatikan.
5. Jalan Terakhir: Gunakan Alat yang Lebih Baik
Tidak ada yang berpura-pura jawapan sebaris adalah penyelesaian terbaik di sini. Tetapi jika anda tidak mempunyai pilihan selain menggunakan e-mel, luangkan masa untuk menulis e-mel yang cekap dan berkesan. Berdasarkan alasan di atas, menjawab sebaris adalah kaedah terbaik untuk memastikan projek terus berjalan. Ia juga membantu semua orang mengikuti perbualan dalam rangkaian e-mel tanpa perlu membuang masa untuk melihat senarai panjang e-mel yang lalu.
Sekiranya anda mendapat jawapan sebaris menjadi terlalu rumit, atau jika rakan sekerja anda tidak dapat membiasakan diri dengan menjawab sebaris dengan betul, namun, mungkin sudah waktunya untuk mencari alat yang lain.
Alat komunikasi seperti Kendur , Yammer , dan Borak mempermudah komunikasi pasukan yang kompleks. Oleh itu, daripada terus berjuang menggunakan e-mel, mungkin sudah waktunya untuk mencuba salah satu daripada ini.
Sebarkan
Apabila anda menggunakan peraturan balasan sebaris yang mudah ini, banyak penerima akan menghargai seberapa cekap tingkah laku e-mel ini dan mula meniru pendekatan anda secara semula jadi.
Sekiranya mereka secara semula jadi tidak menyalin etika e-mel anda yang bijaksana, tariklah. Hantarkan artikel ini kepada mereka. Terangkan bagaimana anda mahu mereka membalasnya, dan jelaskan bahawa ia akan menjimatkan banyak mesej yang salah faham, membuang masa, dan kehilangan konteks.
Tidak ada kelemahan.
Adakah anda fikir peraturan ini akan membantu anda mengikuti urutan e-mel yang rumit? Adakah terdapat petua menjawab sebaris lain yang anda fikir akan bermanfaat?
Kredit Gambar: sangoiri / Depositphotos
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Panduan Pemula untuk Animasi UcapanAnimasi ucapan boleh menjadi cabaran. Sekiranya anda sudah bersedia untuk mula menambahkan dialog ke projek anda, kami akan menguraikan proses untuk anda.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Gmail
- Petua E-mel
- Mel Apple
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale mempunyai ijazah dalam bidang Falsafah dari University of York, UK. Dia telah bekerja sebagai pengurus dan perunding media sosial selama lebih dari lima tahun, sambil memberi bengkel di beberapa negara. Selama dua tahun kebelakangan ini, Rob juga menjadi penulis teknologi, dan merupakan Pengurus Media Sosial MakeUseOf, dan Editor Newsletter. Anda biasanya akan menjumpainya menjelajah dunia, belajar menyunting video, dan bereksperimen dengan fotografi.
Lagi Dari Rob NightingaleLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
salin fail dari linux ke windowsKlik di sini untuk melanggan