Home-theater-designers
Google Drive adalah alat produktiviti dan kolaborasi yang hebat. Namun begitu setelah anda mula menggunakannya, menjadi sukar untuk memastikan semuanya tetap teratur.
Syukurlah, Pemacu Google menawarkan banyak cara untuk memudahkan anda mencari apa yang anda cari. Berikut adalah panduan untuk mengatur Google Drive untuk mengurangkan masa yang terbuang untuk mencari maklumat.
1. Penyediaan dan Penambahan Fail Asas Google Drive
Seperti penjelajah fail standard, Google Drive membolehkan anda menyusun fail anda menggunakan folder, yang berguna jika anda mengusahakan projek yang berbeza. Namun, yang menjadikannya sedikit rumit ialah fail anda boleh berasal dari dua sumber yang berbeza.
Anda akan melihatnya disenaraikan di bar sisi di Aplikasi web Google Drive . Pemacu Saya menyimpan fail yang telah anda simpan ke Drive Berkongsi dengan saya mengumpul kandungan yang dijemput orang lain untuk anda akses di Drive . Ini mungkin termasuk folder kolaborasi pasukan, folder Drive awam yang digunakan untuk diedarkan, dan yang serupa.
Anda juga akan melihat Komputer di sini jika anda menggunakan ciri sandaran Google Drive, tetapi itu adalah fungsi yang terpisah, jadi ia tidak benar-benar berlaku sekarang.
Fail yang ingin anda cari berpotensi berada di bawah salah satu kategori tersebut, sehingga sukar dicari melalui penyemakan imbas. Untuk mempermudah ini, anda boleh menambahkan jalan pintas ke fail atau folder yang dikongsi ke Drive anda sendiri. Lakukan ini dengan mengklik dan menyeret fail ke Pemacu Saya di bar sisi, atau klik kanan dan pilih Tambahkan jalan pintas ke Drive . Anda boleh meletakkan jalan pintas di mana sahaja yang anda mahukan di Drive anda sendiri.
Fail akan berada di lokasi asalnya, tetapi jalan pintas di Drive anda membolehkan anda mengaksesnya dengan mudah dari hierarki anda sendiri. Ini membuat anda tidak perlu melalui data yang dikongsi.
2. Susun mengikut Tarikh dan Faktor Lain
Ini adalah petua asas, tetapi perlu dijelaskan kerana mungkin tidak jelas di mana mencarinya. Anda akan mendapat pilihan untuk menukar penyortiran fail di kanan atas paparan fail semasa. Ia muncul sebagai kaedah penyortiran semasa, seperti Nama .
Klik teks ini untuk menetapkan kaedah penyortiran yang berbeza, seperti Terakhir diubah suai atau Terakhir dibuka oleh saya . Gunakan anak panah untuk menukar antara jenis menaik dan menurun juga.
Walaupun ringkas, ini adalah cara yang berguna untuk memahami folder dengan beratus-ratus fail dengan cepat.
3. Pilih Fail Lebih Cepat
Seperti banyak peneroka fail, Google Drive membolehkan anda menggunakan Pergeseran dan Ctrl dalam kombinasi dengan klik, serta klik dan seret, untuk memilih beberapa fail.
Tahan Ctrl dan klik beberapa fail untuk memilih semuanya. Untuk memilih fail yang berturut-turut, klik yang pertama, kemudian klik yang terakhir sambil menahan Pergeseran . Mengklik dan menyeret adalah alternatif yang mudah untuk ini jika anda mahu.
Perlu diingat bahawa anda dapat mengubah tampilan fail menggunakan butang di kanan atas, yang muncul di atas pilihan penyortiran dan di sebelah Maklumat ikon. Gunakan untuk menukar antara paparan senarai dan grid, yang dapat mempermudah memilih sekumpulan fail.
4. Gunakan Alat Carian Lanjutan
Mencari fail menggunakan bar carian di bahagian atas skrin adalah kaedah terbaik untuk mencari sesuatu yang hilang. Menggunakan alat canggih yang hanya dengan beberapa klik menjadikannya lebih berkesan.
Apabila anda mengklik pada bar carian, anda boleh memilih jenis fail, seperti PDF atau Hamparan , untuk menunjukkan fail seperti itu sahaja.
Anda akan melihat bahawa apabila anda mengklik salah satu daripada ini, taip: persembahan atau serupa akan muncul di bar carian. Untuk lebih spesifik, cuba masukkan istilah carian di samping jenisnya. Ini memudahkan untuk mempersempit carian anda jika anda mengetahui jenis kandungan yang anda cari.
Di samping itu, anda boleh mengklik Lebih banyak alat carian di bahagian bawah menu pilihan jenis fail (atau anak panah kecil di sebelah kanan kotak carian) untuk melihat pilihan carian lanjutan. Ini membolehkan anda meneliti kriteria seperti tarikh diubah, pemilik, dan dengan siapa ia dikongsi.
Sekiranya anda menyimpan banyak fail di Drive dan tidak ingat di mana anda meletakkan sebahagian besar fail, carian akan menjadi sahabat anda.
5. Gunakan Warna dan Bintang untuk Membuat Kategori
Walaupun anda dapat membuat hierarki folder yang mendalam, kadang-kadang lebih mudah menggunakan sistem yang lebih visual. Dengan mengklik kanan pada folder, anda boleh memilih Tukar warna dan memudahkan untuk mengenalpasti sekilas.
Daripada warna kelabu standard (dan membosankan) untuk semuanya, folder berwarna terang jauh lebih mudah dilihat di antara banyak folder lain di Drive anda. Cuba gunakan warna hanya pada folder terpenting anda, atau gunakan skema warna untuk jenis kandungan yang serupa.
Sebagai langkah serupa, anda juga dapat membintangi item dengan memilih Tambah ke Berbintang di menu klik kanan. Untuk melihat setiap fail dan folder yang telah anda bintangi, klik Dibintangi di menu sebelah kiri. Tempah bintang untuk data terpenting anda dan anda pasti akan tahu di mana mencarinya.
6. Pratonton Dokumen untuk Mengimbasnya Dengan Cepat
Inginkan peringatan ringkas tentang apa yang ada dalam fail supaya anda dapat memastikan yang betul? Di sinilah butang pratonton berguna. Pilih fail, kemudian klik mata ikon di bahagian atas kanan di bar alat yang muncul. Ini akan menghasilkan pratonton pantas sehingga anda dapat melihat fail tanpa membukanya sepenuhnya.
di mana saya boleh menonton filem percuma tanpa mendaftar
Ini boleh mengambil masa sesaat tetapi masih lebih pantas daripada membuka fail sepenuhnya. Sekiranya anda dapat mengedit fail yang telah anda lihat (seperti dokumen Google Spreadsheet), anda akan melihatnya Buka dengan [aplikasi] pautan di bahagian atas.
7. Periksa Semakan dan Edit Sejarah Dari Pemacu Saya
Untuk fail yang anda miliki di Drive, anda dapat memeriksa versi sebelumnya dan melihat siapa yang telah membuat perubahan pada fail tersebut. Klik kanan pada sesuatu dan pilih Urus versi untuk menyemak (dan memuat turun) versi lama fail tersebut, serta memuat naik yang baru.
Sementara itu, klik kanan fail dan pilih Lihat butiran untuk membuka panel di sebelah kanan dengan maklumat mengenai fail. Tukar ke Aktiviti tab untuk melihat apa yang berlaku dengannya baru-baru ini, seperti orang yang membuat perubahan atau berkongsi dokumen.
8. Cuba Aplikasi untuk Membantu Anda Mengatur Lebih Lanjut
Sekiranya kawalan bawaan tidak mencukupi, anda juga boleh menyambungkan aplikasi pihak ketiga ke Google Drive untuk lebih banyak fungsi. Untuk melihatnya, klik kanan pada fail dan pilih Buka dengan> Sambungkan lebih banyak aplikasi .
Ini akan membuka pasaran, di mana anda boleh melihat-lihat add-on yang berfungsi dengan Google Drive. Lihatlah mereka dan lihat apakah anda merasa ada yang menarik. Untuk memulakan anda, lihat senarai kami alat terbaik untuk Google Drive .
9. Petua Mini untuk Organisasi Pemacu
Kami memberikan anda beberapa petua kecil yang juga dapat membantu anda mengatur kandungan Drive anda:
- Cuba gunakan emoji dalam nama folder anda . Pada Windows, tekan Menang + Tempoh untuk memasukkan emoji, yang berfungsi dengan nama folder Google Drive. Dipasangkan dengan warna folder, ini dapat membantu mereka yang sangat visual.
- Gunakan hashtag sebagai teg sementara . Google Drive tidak mempunyai fitur penandaan yang tepat, jadi Anda dapat membuat sendiri menggunakan hashtag. Walaupun tidak disokong secara rasmi, tambahnya #Penting atau #Kewangan ke dokumen yang berkaitan membolehkan anda melihat semuanya di satu tempat dengan carian pantas.
- Gunakan konvensyen penamaan pintar . Sekiranya anda mahu fail selalu muncul dalam urutan tertentu, gunakan 001 atau serupa pada awal nama mereka untuk organisasi yang mudah. Juga, pastikan nama fail cukup pendek untuk membuatnya dapat dikendalikan, tetapi jangan lupa memasukkan kata kunci yang akan menjadikannya mudah dicari dalam carian di jalan raya.
Organisasi Google Drive yang Berkesan Adalah Penting
Kini anda mengetahui beberapa kaedah terbaik untuk memastikan segala yang ada di Google Drive anda terkawal. Menjaga fail anda mudah diakses sangat penting, terutamanya apabila anda mempunyai beratus-ratus fail yang tersebar di puluhan folder.
Untuk menguasai Google Drive, anda juga harus tahu bagaimana menyelesaikan masalah biasa dengan perisian.
Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 10 Masalah Google Drive yang Umum (Dan Cara Menyelesaikannya)Mengalami masalah dengan Google Drive? Cubalah petua, perbaikan, dan jalan penyelesaian ini untuk menyelesaikan masalah Google Drive.
Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan- Produktiviti
- Pengurusan fail
- Perisian Organisasi
- Google Drive
Ben adalah Timbalan Editor dan Pengurus Onboarding di MakeUseOf. Dia meninggalkan pekerjaan IT untuk menulis sepenuh masa pada tahun 2016 dan tidak pernah melihat ke belakang. Dia telah merangkumi tutorial teknologi, cadangan permainan video, dan lebih banyak lagi sebagai penulis profesional selama lebih dari tujuh tahun.
Lagi Dari Ben StegnerLanggan buletin kami
Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!
Klik di sini untuk melanggan