Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook

Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook

Mengarkibkan e-mel adalah salah satu kaedah terbaik untuk memastikan peti masuk anda tidak berfungsi. Sekiranya anda ingin melakukan ini di Outlook, anda bernasib baik. Outlook untuk web dan Outlook untuk desktop membolehkan anda mengarkibkan e-mel anda dengan mudah.





Dalam panduan ini, kami akan membahas semua kaedah terbaik untuk mengarkibkan e-mel anda di Microsoft Outlook di komputer anda.



Apakah Arkib di Outlook?

Dalam konteks Outlook dan e-mel, arkib pada dasarnya adalah semua e-mel yang telah anda pilih untuk terpisah dari peti masuk utama anda.





Di Outlook untuk web, mengarkibkan e-mel bermaksud memindahkan e-mel dari folder peti masuk utama ke folder Arkib.

Di Outlook untuk desktop, pengarkiban e-mel pada dasarnya bermaksud memindahkan e-mel anda dari fail PST Outlook utama ke fail PST baru. Anda boleh memindahkan fail PST ini, dan mengakses semua e-mel yang diarkibkan di dalamnya, bila-bila masa anda mahu.



cara membuang rakan baik dari snapchat

Sekiranya anda baru memulakan dengan Outlook, membandingkan Outlook untuk web berbanding desktop dan lihat mana yang sesuai dengan keperluan anda.

Bolehkah Anda Menggunakan Arkib Outlook untuk Semua Akaun E-mel Anda?

Terdapat dua kes di mana anda tidak dapat menggunakan ciri Arkib di Outlook.



Pertama, jika anda mempunyai akaun e-mel Exchange Server dan organisasi anda menggunakan Arkib Dalam Talian Microsoft Exchange Server, maka anda tidak boleh menggunakan ciri arkib Outlook asli.

Kedua, jika pentadbir rangkaian anda telah mematikan ciri arkib, anda juga tidak dapat mengarkibkan e-mel anda.



Dalam kedua kes ini, hubungi pentadbir rangkaian organisasi anda untuk mendapatkan bantuan.

Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook untuk Web

Mengarkibkan e-mel di Outlook untuk web lebih mudah daripada melakukannya di aplikasi desktop. Cukup klik beberapa pilihan dan e-mel pilihan anda diarkibkan.

Inilah cara anda melakukannya:

  1. Kepala ke Outlook.com dan log masuk ke akaun e-mel anda.
  2. Klik folder di sebelah kiri tempat e-mel anda berada.
  3. Pilih e-mel yang ingin anda arkibkan dari panel kanan.
  4. Klik pilihan yang tertera Arkib di bar menu atas.
  5. Sekiranya anda salah mengarkibkan e-mel, klik Buat asal di bahagian bawah untuk membalikkan tindakan anda.

Anda dapat melihat semua e-mel yang diarkibkan dengan mengklik Arkib disebelah kiri.

Sekiranya anda ingin memindahkan e-mel yang diarkibkan kembali ke folder utama, cari e-mel tersebut di Arkib folder, klik e-mel, klik Berpindah ke di bahagian atas, dan pilih di mana anda mahu memindahkan e-mel.

Berkaitan: Cara Mengarkibkan Semua E-mel Lama di Gmail dan Mencapai Inbox Zero

Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook Secara Automatik

Di Outlook untuk desktop, anda boleh mengarkibkan e-mel secara automatik atau manual. Di bahagian ini, kita akan membahas cara menggunakan ciri arkib automatik di Outlook untuk desktop.

AutoArchive adalah nama ciri yang membantu mengarkibkan e-mel anda secara automatik di aplikasi Outlook. Ciri ini menghantar e-mel anda dari folder utama anda ke arkib setelah sejumlah masa yang telah ditentukan berlalu.

Anda boleh mengkonfigurasi pelbagai pilihan dalam ciri ini, dan langkah-langkah berikut menerangkan bagaimana anda melakukannya:

cara mendapatkan kapsyen di tiktok
  1. Buka Prospek pada komputer anda.
  2. Klik Fail di bahagian atas, dan kemudian pilih Pilihan dari bar sisi kiri.
  3. Klik Mahir pilihan di sebelah kiri.
  4. Cari Arkib Auto pada panel kanan dan klik Tetapan Arkib Auto butang.
  5. Tandakan Jalankan AutoArchive setiap pilihan di bahagian atas dan tentukan kapan ciri tersebut harus dijalankan di Outlook anda.
  6. Di dalam Tetapan folder lalai untuk pengarkiban bahagian, pilih bila item harus diarkibkan. Pada asasnya, anda menentukan usia kandungan Outlook anda.
  7. Klik Semak imbas dan pilih folder tujuan untuk fail arkib anda. Anda hanya perlu melakukan ini jika anda tidak menyukai direktori PST Outlook lalai.
  8. Akhirnya, tekan okey di bahagian bawah untuk menyimpan perubahan anda.

Sekiranya anda ingin menghentikan Outlook daripada mengarkibkan e-mel anda secara automatik, anda boleh mematikan ciri AutoArchive.

Untuk membuat ini:

  1. Buka Prospek pada komputer anda.
  2. Klik Fail di bahagian atas dan pilih Pilihan disebelah kiri.
  3. Klik Mahir pilihan di sebelah kiri.
  4. Klik Tetapan Arkib Auto di panel kanan.
  5. Buka tanda Jalankan AutoArchive setiap pilihan di bahagian atas.
  6. Klik okey di bawah.

Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook Secara Manual

Untuk mendapatkan lebih banyak kawalan ke atas arkib e-mel, anda sebenarnya dapat mengarkibkan e-mel secara manual di Outlook. Ini membolehkan anda menghantar e-mel utama anda ke arkib bila dan bila perlu.

Untuk menggunakan kaedah ini:

  1. Buka Prospek pada komputer anda.
  2. Klik Fail di sudut kiri atas.
  3. Pilih Maklumat tab di sebelah kiri.
  4. Klik ikon anak panah ke bawah untuk Alat dan pilih Bersihkan Barangan Lama .
  5. Kotak dialog muncul yang membolehkan anda mengkonfigurasi arkib e-mel manual anda.
  6. Di bahagian atas, anda mempunyai dua pilihan yang membolehkan anda memutuskan apa yang perlu disertakan dalam arkib anda. Pilih yang anda mahu gunakan.
  7. Pilih folder yang ingin anda tambahkan ke arkib anda.
  8. Pilih umur item anda menggunakan pilihan kalendar.
  9. Klik Semak imbas dan pilih folder tempat anda ingin menyimpan fail arkib Outlook anda.
  10. Pukul okey di bahagian bawah untuk mula membuat arkib e-mel di Outlook.

Setelah arkib dibuat, anda boleh memindahkan fail PST yang dihasilkan di mana sahaja yang anda mahukan.

Cara Melihat E-mel yang Diarkibkan di Outlook

Mengakses e-mel yang diarkibkan di Outlook untuk desktop semudah melakukannya di Outlook untuk web. Anda hanya perlu memuatkan fail arkib anda ke Outlook, dan anda akan melihat semua e-mel yang diarkibkan.

Inilah cara mengimport fail arkib e-mel PST ke Outlook di komputer anda:

  1. Lancarkan Prospek .
  2. Klik Fail menu di bahagian atas.
  3. Pilih Buka & Eksport di bar sisi kiri.
  4. Di panel kanan, klik Buka Fail Data Outlook semasa anda mengimport fail data PST ke dalam program.
  5. Navigasi ke folder tempat fail arkib anda berada, klik fail tersebut, dan tekan Buka di bawah.
  6. Fail anda akan dimuat dalam program, dan anda seharusnya dapat melihat semua e-mel yang anda arkibkan.

Awak boleh gabungkan fail PST Outlook anda jika anda mempunyai banyak fail.

Menguraikan Outlook dengan Mengarkibkan E-mel

Sekiranya anda merasa terharu hanya melihat jumlah e-mel di peti masuk anda, sudah tiba masanya untuk membuang beberapa e-mel tersebut dengan mengarkibkannya. Gunakan kaedah di atas untuk memindahkan e-mel yang kurang penting ke arkib, supaya anda dapat menggunakan e-mel yang memerlukan perhatian segera.

Masalah dengan e-mel adalah menguruskannya tidak mudah, walaupun untuk kebaikan. Namun, terdapat beberapa petua dan trik yang boleh anda pelajari untuk menguruskan e-mel dengan lebih kurang memberangsangkan.

Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel Cara Menakluki Peti Masuk Anda: 60+ Petua untuk Produktiviti dan Keselamatan E-mel

Jangan terharu dengan peti masuk anda! Inilah semua yang perlu anda ketahui untuk mengatasi e-mel anda untuk selama-lamanya.

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan
  • Produktiviti
  • Petua E-mel
  • Microsoft Outlook
  • Petua Microsoft Office
  • Aplikasi E-mel
Mengenai Pengarang Mahesh Makvana(307 Artikel Diterbitkan)

Mahesh adalah penulis teknologi di MakeUseOf. Dia telah menulis panduan bagaimana teknologi selama lebih kurang 8 tahun sekarang dan telah merangkumi banyak topik. Dia suka mengajar orang bagaimana mereka dapat memanfaatkan sepenuhnya peranti mereka.

Lagi Dari Mahesh Makvana

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan