Cara Mengarkibkan Semua E-mel Lama di Gmail dan Mencapai Inbox Zero

Terlalu banyak e-mel dapat mengisi peti masuk anda dengan banyak item yang tidak perlu. Walaupun anda sudah terbiasa dengan itu, ia masih menambah sedikit berat di fikiran anda. Anda dibebani dengan begitu banyak pesanan yang belum dibuka, tetapi anda tidak mahu menghapuskannya.

Siapa tahu? Mesej yang belum dibaca di peti masuk anda mungkin dapat menyelamatkan kulit anda pada masa akan datang. Jadi apa yang harus anda lakukan untuk membersihkan Peti Masuk anda tanpa kehilangan data? Dengan mengarkibkan! Inilah cara anda melakukannya.

Apa itu Arkib?

Mengikut kamus Cambridge , arkib adalah kumpulan catatan sejarah yang berkaitan dengan tempat, organisasi, atau keluarga. Ia juga didefinisikan sebagai fail komputer yang digunakan untuk menyimpan maklumat elektronik atau dokumen yang tidak lagi anda gunakan secara berkala.

Begitu juga di Gmail, arkib adalah gudang mesej anda yang tidak kerap anda gunakan. Menempatkan e-mel dalam arkib anda menyimpannya di tempat yang tidak dapat dilihat dan tidak difikirkan. Tetapi ia masih ada jika anda perlu kembali ke sana suatu hari nanti. Ia seperti ruang bawah tanah anda, di mana anda menyimpan barang yang tidak anda perlukan tetapi mungkin akan digunakan pada masa akan datang.

Apabila anda mengarkibkan e-mel yang belum dibaca di Gmail, ia akan meninggalkan Peti Masuk anda dan disimpan di Semua Surat. Itu juga akan dikurangkan dari jumlah mesej anda yang belum dibaca.

Untuk mencari e-mel yang diarkibkan, pergi ke Semua Mel di bar sisi. Sebagai alternatif, anda boleh menulis dalam: arkib pada bar carian Gmail untuk menunjukkan mesej yang diarkibkan sahaja.

Apa yang Diarkibkan (dan Tidak Dilakukan)

Untuk memahami faedahnya, anda perlu mengetahui apa sebenarnya yang berlaku semasa anda mengarkibkan mesej Gmail lama.

E-mel yang diarkibkan tidak dihapuskan secara automatik . Arkib itu seperti peti besi. Walaupun e-mel sampah dihapus secara automatik setelah 30 hari, e-mel yang diarkibkan akan tinggal di Gmail anda sehingga anda menghapusnya secara manual.
E-mel yang diarkibkan boleh dicari . Gmail mempunyai enjin carian yang kuat. Apabila anda mencari apa-apa, e-mel yang diarkibkan adalah sebahagian daripadanya. Sekiranya anda ingin mengecualikannya dan hanya mencari peti masuk anda, taipkan dalam: peti masuk sebelum istilah carian.
E-mel yang diarkibkan dikira sebagai ruang simpanan . E-mel yang dipadam dikeluarkan dari pemacu Gmail anda, sehingga memberi anda lebih banyak ruang. Sebaliknya, e-mel yang diarkibkan masih menggunakan simpanan kerana masih merupakan sebahagian daripada Gmail anda.
E-mel yang diarkibkan tidak ditandakan sebagai dibaca secara automatik . Sekiranya anda mengarkibkan e-mel tanpa membukanya, e-mel itu tidak akan dibaca sehingga anda bertindak.
E-mel yang diarkibkan boleh dilayari . Gmail tidak mempunyai tab 'Arkib' untuk melihat-lihat mesej yang anda hantar di sini. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakan Semua Mel tab untuk melihat e-mel dari Peti Masuk dan Arkib bersama-sama.
E-mel yang diarkibkan berfungsi dengan label . Anda boleh menambahkan label pada mesej dan kemudian mengarkibkannya. Label akan tetap ada. Apabila anda mengklik label untuk melihat semua mesej yang ditandai dengannya, e-mel yang diarkibkan juga akan muncul.

Mengapa 'Tandakan sebagai Baca' Tidak Cukup

Walaupun menandakan mesej anda yang belum dibaca sebagai dibaca dapat mengurangkan angka yang menjengkelkan, ia tidak sebaik mengarkibkan. Ini kerana peti masuk anda masih dipenuhi kekacauan.

Apabila anda mengarkibkan e-mel yang tidak anda perlukan, ia akan meninggalkan skrin e-mel utama anda. Dengan cara itu, anda dapat memberi tumpuan kepada mesej yang lebih kritikal.

bagaimana untuk melihat siapa yang berhenti mengikuti instagram

Sekiranya anda fikir anda memerlukan e-mel tersebut pada masa akan datang, anda masih boleh menggunakan fungsi carian Gmail yang hebat untuk mencarinya. Lagipun, anda tidak mahu menatal ratusan, jika tidak beribu-ribu, e-mel yang mencari sesuatu.

Cara Mengarkibkan E-mel

Sama ada anda mengakses akaun anda di telefon pintar atau komputer anda, pengarkiban adalah mudah dan senang.

Pada Komputer Anda

Terdapat tiga cara untuk melakukan ini. Yang pertama adalah untuk tandakan kotak pilihan mesej yang anda mahu arkibkan. Baris ikon kemudian akan muncul di baris atas peti masuk anda — klik pada Arkib ikon, dan Gmail akan menghantar mesej ke folder 'Semua Surat'.

Pilihan kedua ialah buka e-mel dalam soalan. Setelah dimuat, ikon yang sama seperti di atas akan muncul. Pilih Arkib butang, dan anda akan kembali ke peti masuk utama anda. A Perbualan diarkibkan . pemberitahuan akan muncul di kanan bawah skrin anda, mengesahkan prosesnya.

Pilihan ketiga adalah membuang label Peti Masuk. Dengan mengklik x pada label, Gmail akan memindahkan e-mel dari Peti Masuk anda ke Semua Mel. Perbualan dikeluarkan dari ' Peti Masuk 'Pemberitahuan akan muncul di bahagian kanan bawah penyemak imbas anda untuk pengesahan.

Pada Telefon Pintar Anda

Galeri Gambar (3 Gambar) Kembangkan Kembangkan Kembangkan Tutup

Sama ada anda pengguna Android atau iOS, pengarkiban hampir sama. Buka aplikasi Gmail, dan kemudian luncurkan mesej anda mahu mengarkibkan kiri atau kanan.

Sebagai alternatif, buka mesej kemudian pilih Arkib butang di menu kanan atas. Ini adalah ikon keempat dari kanan. Anda akan melihat mesej hilang dari Peti Masuk dan a 1 diarkibkan pemberitahuan di bahagian bawah semasa anda melakukannya.

Akhirnya, anda boleh menekan pada Label bahagian tepat selepas baris subjek. A Labelkan sebagai tetingkap akan muncul - hapus centang Peti Masuk label, kemudian tekan okey . E-mel dikeluarkan dari Peti Masuk anda dan a Label ditukar pemberitahuan akan muncul di bahagian bawah.

Menjaga Peti Masuk Anda Bersih

Sekiranya anda tidak mahu kerumitan memilih e-mel secara manual untuk arkib, gunakan ciri penapis Gmail untuk menyelesaikannya secara automatik. Ini sangat berguna untuk resit yang anda tidak perlu lihat tetapi mesti disimpan.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk melakukan ini:

cara memindahkan gambar dari iphone ke mac

Buka e-mel yang anda mahukan diarkibkan secara automatik.
Pada menu atas, pilih sub-menu tiga butang .
Pilih Tapis mesej seperti ini .

Penapis dengan muncul dari bar carian — klik Buat penapis .
Masukkan tanda pada Langkau Peti Masuk (Arkibkannya) kotak semak.
(Pilihan) Sekiranya anda mahu mesej ini dibuka secara automatik, tandakan tanda sebagai telah dibaca pilihan.
(Pilihan) Untuk mengarkibkan mesej yang ada, tandakan Terapkan juga penapis pada # perbualan yang sepadan .
Klik pada Buat penapis .

Mengembalikan E-mel yang Diarkibkan

Sekiranya anda secara tidak sengaja mengarkibkan mesej yang anda perlukan di peti masuk anda, anda boleh membuat asal tindakan tersebut dengan menekan Buat asal butang dalam pemberitahuan.

Sekiranya anda terlepas, pergi ke Semua Mel, kemudian pilih e-mel yang anda mahu kembalikan. Pada menu atas, pilih Pindah ke Peti Masuk .

Sekiranya mesej yang anda mahukan di peti masuk anda tidak terkini, cari dengan bar carian Gmail. Ulangi prosedur semasa anda membuka e-mel.

Cara Mengarkibkan Semuanya di Gmail

Sekiranya anda ingin memulakan dari papan tulis yang bersih dan mengarkibkan semua mesej Gmail, anda boleh menggunakan fungsi penapis Gmail. Anda juga boleh menggunakan perintah lain untuk menyaring penapis anda lebih jauh.

Di bar carian, masukkan yang berikut: dalam: peti masuk . Ini mengembalikan semua e-mel dalam peti masuk anda.
Sekiranya anda ingin memperhalusi penapis, tulis sebelum: yyyy / mm / dd untuk memasukkan semua e-mel sebelum tarikh tertentu. Anda juga boleh menggunakan selepas: yyyy / mm / dd jika anda ingin mengarkibkan tempoh tertentu sahaja.
Apabila carian mempunyai hasil yang dikembalikan, klik pada kotak centang di menu atas.
Pemberitahuan yang mengatakan Semua 100 perbualan di halaman ini dipilih. Pilih semua perbualan yang sesuai dengan carian ini akan muncul.
Klik pada Pilih semua perbualan yang sesuai dengan carian ini
Pilih Butang arkib
KE Sahkan tindakan pukal tetingkap akan muncul. Pilih okey .

Bergantung pada berapa banyak e-mel yang anda ada, Gmail akan memerlukan sedikit masa dengan penapis ini. Tetapi selepas beberapa ketika, semua e-mel anda akan hilang dari peti masuk dan disimpan dengan selamat di Arkib. Ini adalah langkah paling mudah untuk mencapai dan mengekalkan peti masuk sifar.

Peti Masuk Sifar dalam Kekekalan

Dengan menggunakan petua dan trik yang digariskan di sini, Inbox Zero kini dapat dicapai dengan mudah. Gunakan bar carian dan penapis Gmail yang kuat untuk menghantar e-mel ke arkib secara automatik, memastikan peti masuk anda bersih dari kekacauan seumur hidup.

Tingkatkan lagi pengalaman e-mel anda dengan belajar bagaimana jadualkan e-mel atau dengan membawa Pengalaman aplikasi Gmail ke Mac anda . Ketahui rahsia Gmail dan menjadi produktif dengan e-mel anda.

Berkongsi Berkongsi Tweet E-mel 6 Penyedia E-mel Paling Popular Lebih Baik Daripada Gmail dan Yahoo Mail

Semua penyedia e-mel yang popular ini menawarkan pelbagai faedah yang berbeza daripada Gmail dan Yahoo Mail.

Baca Seterusnya Topik-topik yang berkaitan

Internet
Produktiviti
Gmail
Petua E-mel
Pengurusan masa
Peti Masuk Google
Peti Masuk Sifar
Petua Produktiviti

Mengenai Pengarang Jowi bermoral(77 Artikel Diterbitkan)

Jowi adalah seorang penulis, jurulatih kerjaya, dan juruterbang. Dia meminati PC apa sahaja sejak ayahnya membeli komputer desktop ketika dia berumur 5 tahun. Sejak itu, dia telah menggunakan dan memaksimumkan teknologi dalam setiap aspek kehidupannya.

Lagi Dari Jowi Morales

Langgan buletin kami

Sertailah buletin kami untuk mendapatkan petua, ulasan, ebook percuma, dan tawaran eksklusif!

Klik di sini untuk melanggan